Jakmile uzavřeme příslušný rok, čekají nás práce spojené s archivací dokladů za minulé období. Víte jaké dokumenty jste povinni archivovat a jaké jsou lhůty archivování?

1. Archivace u daňové evidence

Pokud vedete daňovu evidenci jedná se o nejjednodušší způsob archivace.Ohledně lhůt archivace se budete řídit daňovými zákony, a pokud má zaměstnance, pak příslušnými zákony o sociálním a zdravotním pojištění.
 
Archivování dokumentů se řídí u neplátců DPH pouze zachováním takových dokumentů, které jsou potřebné k případné daňové kontrole. Daňovou kontrolu lze zahájit jen do doby, dokud lze stanovit daň podle daňového řádu.
 
Lhůta pro stanovení daně činí 3 roky a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje v následujících případech:

-  při uplatnění daňové ztráty končí lhůta za zdaňovací období, kdy ztráta vznikla současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, za které bylo možné ztrátu uplatnit,

-  dále se lhůta prodlužuje z důvodů nesplnění podmínek pro uplatnění úplaty u finančního leasingu jako výdaje; lhůta pak počíná běžet od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění uvedených zákonných podmínek.

Maximální doba prodloužení je 10 let.

2. Archivace podle zákona o DPH

Povinnost uchovávat daňové doklady podle zákona o DPH mají daňové subjekty, ať už podnikatelé fyzické osoby , tak ostatní účetní jednotky. Archivace se pak týká dokladů od osob povinných k dani, které splňují následující podmínky:

- daňový doklad vystavila osoba povinná k dani nebo jejím jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo

- osoba má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. 
Dále vzniká povinnost  oznámit správci daně místo uchovávání mimo tuzemsko. Další povinností daňového subjektu je zajištění českého překladu daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.
 
Je nutné zajistit, aby u daňového dokladu od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání byla zajištěna:

- věrohodnost jeho původu 

- neporušenost jeho obsahu 

-  jeho čitelnost 

Zákon o DPH též stanoví podmínky pro elektronické uchovávání daňových dokladů následovně:

- daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak,

- uchováváme jej prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat,

- elektronicky musí být uchovávána i data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu,

- pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je.

Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze zajistit také:

- uznávaným elektronickým podpisem,

- uznávanou elektronickou pečetí nebo

- elektronickou výměnou informací , jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

3. Archivace podle zákona o účetnictví

Veškeré subjekty, které jsou účetními jednotkami podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví, jsou povinny uchovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po následující dobu:

- účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy.

4.  Archivace u zaměstnavatelů

Pokud je podnikatel  i zaměstnavatelem, vztahují se na něj archivační lhůty podle předpisů sociálního zabezpečení a zákoníku práce.

Podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat:

- stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,

-  seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti (tato povinnost platí pouze pro obchodní společnosti za období před rokem 2014, od 1. 1. 2014 byla zrušena) za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést – po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká; vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,

- u poživatelů starobního nebo invalidního důchodu záznamy o skutečnostech vedených v evidenci zaměstnavatele § 37 odst. 1 – po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

- mzdové listy – po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy pro poživatele starobního důchodu, pak po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

- účetní záznamy – po dobu 5 let ; za záznamy se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

5.  Archivace podle zákona o archivnictví

Z činnosti obchodních korporací a družstev vznikají dokumenty, které jsou tyto subjekty podle zákona o archivnictví povinny uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jedná se o následující dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových:

-       dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce:

• zakladatelské dokumenty,
• statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
• dokumenty o přeměnách právnických osob,
• dokumentace o zrušení a zániku,

-       dokumenty o řízení původce:

• protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
• výroční zprávy,
• zprávy o auditu,

-       dokumenty o majetku původce:

• mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
• smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
• dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek,

-       finanční dokumenty – a to účetní závěrky,

-       dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce:

• podnikatelské záměry, vývojové studie,
• dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).