V minulém článku jsme si říkali o úložišti Google disk. Dnes si probereme jak na disku sdílet s klienty data a jak jednoduše a přehledně předávat klientům informace o stavu jejich účetnictví.

S pomocí Google tabulek vytvoříme účetní report, který si můžete uzpůsobit podle svých potřeb. Klient tak získá jasnou představu, jaká ho čeká výše daňových povinností, jaké jsou jednotlivé obraty účtů, náklady a výnosy nebo jaké účetní doklady ještě chybí. Hlavní výhodou je opět to, že vše je na jednom místě. Údaje jsou celé účetní období spravovány stejným způsobem a odpadá tak mnoho neefektivní komunikace při dohledávání jednotlivých údajů. Google tabulky jsou navíc vybaveny nástrojem pro odesílání upozornění, pokud byla v dokumentu provedena změna.

Pro vytvoření účetního reportu tedy budeme potřebovat Google účet. Vytvoříme si novou složku klienta společnosti Klient s.r.o.

Pomocí tlačítka Přidat vyberte volbu Nová složka…

U složky je důležité nastavit přístupová práva, aby report a jiné dokumenty viděl pouze váš klient. Klikněte na název složky Klient s.r.o. a z menu vyberte volbu Sdílení…

Následně vyplňte emailovou adresu klienta  a Google Disk sám odešle na zadaný email upozornění o sdílení. Po přečtení zprávy v emailu již klient uvidí složku ve svém Google Disku ve složce Sdíleno se mnou.

V rámci složky nyní vytvoříme nový dokument. Opět klikněte na tlačítko Přidat a vyberte Tabulky Google. Automaticky se otevře nový dokument “tabulka”, která stačí jen pojmenovat, a můžete začít vytvářet report.

Pokud chcete nastavit automatické oznámení změn v dokumentu, přejděte do menu Nástroje – Pravidla oznámení. Zde můžete přidat další pravidla oznámení a to při každé změně nebo s intenzitou 1 x za den.

Přesto, že je systém takto jednoduchý, umožní vám uchovávat všechny informace na jednom místě společně s účetními doklady. Tabulky jsou velmi flexibilní a na dalších listech můžete vytvořit požadované seznamy chybějících dokladů, pohledávek či závazků apod. Existuje řada účetních softwarů, které mají zpracovány funkce účetních reportů. Problém však může být v tom, že tyto reporty není možné snadno sdílet s klienty nebo jsou součástí finančně náročnějších produktů. S využitím Google Dokumentů takto získáte řešení dostupné všem.