Dříve bylo zcela normální, že klienti nosili účetní doklady v krabici nebo v tom horším případě v igelitové tašce a jednou za rok je donesli své účetní. Někdy však tímto skladováním mohlo dojít i k poškození dokladů a ty nebyly pak možné vložit do účetnictví. V současné době s rozvojem elektronizace jsou již běžně dostupná vhodná řešení pro správu dokumentů. Velká část účetních dokladů je již předávána elektronicky např. ve formátu pdf.  Pokud jste se rozhodli přeposílat faktury emailem, můžete ale ztratit přehled, co jste odeslali a co ne. V tomto případě existují propracované systémy správy dokumentů Jedním z těchto systémů patří i Google disk, který má kromě online úložiště také dobře propracovaný systém online dokumentů, které můžete využít nejen k evidenci účetních dokladů, ale také např. k vykazování hospodaření klientovi.

Služba Google Disk je součástí jak placené verze Google G Suite, tak bezplatné služby Gmail. Placená verze vám za cenu 40 € ročně nabídne dvojnásobný úložný prostor (30 GB), lepší správu funkcí a možnost firemního emailu na vlastní doméně např. vasejmeno@vasefirma.cz. Výhodou bezplatného Gmailu je, že si jej může založit každý a mnoho lidí jej již používá. Můžete tak začít okamžitě spolupracovat. 

Můžete zde vytvářet různé složky, které pak sdílíte s klienty a naopak.Protože je složka sdílena konkrétnímu emailu, máte jistotu, že složku vidí pouze váš klient. Úložiště jako takové je zabezpečeno nejvyššími standardy a poskytovatel má certifikát pro uchovávání citlivých údajů. Tento způsob uložení dokumentů je tak bezpečný a může posloužit i jako záloha.

Pro větší přehlednost je také dobré zvolit nějaký jednotný způsob pojmenování, aby bylo na první pohled jasné, o jaký dokument se jedná a jestli v řadě dokumentů nějaký nechybí. U faktury to může být např. Pořadové číslo – Datum přijetí – Název dodavatele – Popis plnění.

Služba Google Disk má vestavěné výkonné vyhledávání, takže požadovaný dokument pak velmi rychle najdete. Výhodou totiž je, že vyhledává i uvnitř dokumentů tedy např. v položkách faktury.

Tento způsob sdílení dokumentů je jednoduchý a velmi praktický. Pokud jej vyzkoušíte, uvidíte, že vám ušetří spoustu času při dohledávání dokladů. Jakým způsobem pracovat s papírovými doklady a co nejjednodušeji je digitalizovat a uložit na Google Disk si popíšeme v dalším IT tipu.