Chcete-li být úspěšní a umět se domluvit se zaměstnanci a kolegy, je nutné k nim prvořadě přistupovat jako k lidem. Neformální komunikace v tom hraje klíčovou úlohu. Jaké jsou základní zásady jejího úspěšného provádění?

Pokud chceme, aby si nás lidé vážili a aby nás akceptovali, musíme s nimi umět komunikovat také neformálně. Na druhé straně, pokud si pod tímto pojmem budeme představovat chaotické a přehnané kamarádství s každým, bude výsledkem velmi chabá pracovní výkonnost a velmi malá odolnost vnitřních vztahů ve firmě v případě krize. Co tedy udělat proto, aby naše neformální komunikace byla úspěšná a aby pozitivní vztahy rozvíjela? Není to vůbec obtížné.

Různí manažeři mají různé styly vedení, a tedy i komunikace s podřízenými. To, co by však v moderním prostředí mělo fungovat vždy je, že svým podřízeným i kolegům bychom měli poskytnout jistotu toho, že znají své místo. V praxi to znamená, že pozice každého člověka ve společenské struktuře organizace by měla být přesně (i formálně) popsána. Každý by pak měl mít jistotu, že to, co je na papíře, platí i ve skutečnosti. Existují vedoucí, kteří využívají zdánlivého chaosu a nejednoznačného určení úlohy jednotlivých lidí ve svůj mocenský prospěch, jejich úspěch ale obvykle nemívá dlouhého trvání. Hlavním předpokladem fungujícího neformálního prostředí tedy, poněkud paradoxně, je jasné a jisté formální vymezení pozic a rolí a s ním spojená tato jistota.

Lidi motivuje k práci, když se k nim jejich nadřízený chová vstřícně a aktivně. V neformální komunikaci bychom měli dávat lidem najevo, že nás zajímají, že jsou pro nás důležití a že jsou partnery, které i přes rozdíl ve formálním postavení bereme sobě na rovinu. Vstřícnost není dána pouze obsahem, ale také formou chování. Je-li to možné, měli bychom se snažit přinášet lidem informace i příkazy tak, aby nepůsobily direktivně, a je-li to možné ústně, protože tohle je lepší varianta, než třeba písemnou komunikací.

Neformální komunikaci – a následnému budování dobrých vztahů – pomáhá, mají-li lidé v podřízeném postavení pocit, že se mohou ke všemu svobodně vyjádřit. Tato možnost svobodného vyjádření na druhou stranu musí mít svůj limit v nutnosti poslouchat příkazy. Příkazy by však měli poslouchat na základě uznání osobní autority nadřízeného a ne jen jeho formální funkce. Právě toho lze dosáhnout osobním, klidným, vstřícným a aktivním jednáním. Prostor pro zpětnou vazbu v něm by měl být právě tak velký, aby umožnil lidem vytvořit pocit, že jejich názor má váhu, ale současně nesnižoval efektivitu práce. Efektivní hladina vstřícnosti i prostoru pro zpětnou vazbu se nedá definovat žádným článkem na odborném webu, musíte ji najít vlastní praxí. Velmi totiž záleží na konkrétní situaci a na konkrétních lidech.

Mnoho problémů a konfliktů každodenní praxe je možné neformální cestou vyřešit snáze a rychleji, než tou formální. Mnoho manažerů se snaží v konfliktních situacích uplatňovat tzv.asertivní přístup a jeho nejznámější metodu; tedy druhé straně konfliktu neustále „vysvětlovat“ svůj názor. Paradoxně, tato cesta některé konflikty spíše prohlubuje, než řeší. Stojí proto za zvážení, zda není efektivnější stanovit si možnost určitého ústupu ze své pozice (s pevně danou hranicí), která napomáhá zmírnit tlak a vytvářet vstřícné prostředí, ve kterém je konflikt vyřešen.

Přátelskost, popisovaná výše, jako dobrý nástroj k podpoře a k motivaci podřízených, by v konfliktech měla být nahrazena korektností. Jinými slovy, chovejte se tak, abyste konflikt nezvětšovalia snaha vystupovat vstřícně jej za některých okolností zhoršovat může. Ukáže-li se, že konflikt je neformální cestou neřešitelný, nebo že se vymyká naší kontrole, můžeme jej vždy řešit formálně. Takovým řešením bychom ale nikdy neměli hrozit.

Chceme-li být v neformální komunikaci úspěšní, měli bychom být autentičtí. Tedy, „být sví“. Existují techniky, které nám v tom mohou napomoci, ale také jedna docela univerzální zásada. Jakákoli přehnaná gesta a verbální i neverbální výstupy, které neodpovídají naší přirozenosti, mohou na lidi, s nimiž komunikujeme působit neautenticky. Chcete-li, falešně. To platí i pro snahu o vstřícnost. Pokud je příliš strojená a to, jak se snažíme chovat je v přímém rozporu s tím, jak se cítíme, měli bychom se raději přestat pokoušet. Faleš totiž podřízení i partneři ocení tím, že nám budou mnohem méně důvěřovat, a to zejména v kritických situacích. Proto, buďte sví.