Jako každý rok má každý zaměstnavatel povinnost zpracovat a odeslat evidenčních listy důchodového pojištění. Připomeneme si několik zásad při vyplňování.

Zaměstnavatel vede evidenční list důchodového pojištění pro každého pracovníka, kterému vznikla účast na důchodovém pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část při vzniku pracovního poměru nebo jeho ukončení v průběhu kalendářního roku. ELDP se vede i pro zaměstnaného poživatele starobního důchodu. A to z důvodu nároku na zvýšení důchodu za dobu výdělečné činnosti při pobírání starobního důchodu. V případě, že má zaměstnanec u stejného zaměstnavatele uzavřeno více pracovních poměrů zakládajících účast na důchodovém pojištění, vede se evidenční list pro každý tento právní vztah samostatně.

Evidenční list se předkládá za každý kalendářní rok po účetní závěrce, tj. po závěrce mzdových listů. Musí být vystaven nejpozději v dubnu následujícího kalendářního roku. Nejzazším termínem vystavení je tedy 30. dubna, poté musí být předložen (odeslán) ČSSZ do 30 dnů. Ovšem v případě skončení zaměstnání v průběhu roku, vždy do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději tedy do 31. ledna roku následujícího.

Pro ELDP je závazný předepsaný tiskopis, který má formu 

-       tiskopisu třídílného (tři spojené listy) – pro vyplňování na psacím stroji (umožňuje vyhotovit originál s propisem dvou stejnopisů). Všechny výtisky musí obsahovat podpis pověřeného zaměstnance a razítko zaměstnavatele

-       tiskopisu jednodílného (jeden list) – pro elektronické vyplňování. Zaměstnavatelé k jeho vyplnění mohou využít aplikaci pro vyplňování ELDP, která je volně k dispozici na webových stránkách ČSSZ v části e-Podání. S pomocí aplikace lze vyplnit šablonu elektronického tiskopisu a vytisknout údaje do originálního tiskopisu ELDP. Aplikace umožňuje vytisknout dva stejnopisy (pro zaměstnavatele a pojištěnce). Ty je samozřejmě nutné podepsat a orazítkovat. Pomocí aplikace lze tiskopis elektronicky odeslat ČSSZ.

Elektronicky může zaměstnavatel ELDP podat ve formě datové zprávy na elektronickou adresu podatelny VREP nebo jako elektronické podání na kompatibilním médiu. Musí mít formu datové zprávy v datovém formátu XML (e-Podání) vyhovující specifikaci ČSSZ a publikovaným XSD schématům, podepsané uznávaným elektronickým podpisem. Elektronické podání je možné za stanovených podmínek realizovat zpravidla pomocí mzdového nebo účetního systému, nebo prostřednictvím aplikace e-Podání.

Zásady vyplnění ELDP

Česká správa sociálního zabezpečení připravila pro zaměstnavatele pravidelně aktualizovanou pomůcku, a to Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP. Vydává rovněž Metodickou pomůcku k vyplňování ELDP, kde jsou jednotlivé příklady a ukázky správného vyplnění evidenčních listů.

Náležitosti ELDP

Evidenční list důchodového pojištění obsahuje:

-       identifikační údaje zaměstnavatele,

-       jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,

-       druh výdělečné činnosti,

-       dobu účasti na důchodovém pojištění,

-       dobu důchodového pojištění,

-       vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,

-       doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,

-       doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.