Používáte k podnikání automobil? Máte tedy povinnost vést knihy jízd.

Kniha jízd je vlastně účetní doklad, kde jsou zaznamenány údaje o jednotlivých jízdách vozidla v obchodním majetku či soukromého vozu používaného k podnikání. V praxi se můžeme tuto knihu vést buď elektronicky, nebo v papírové podobě.

 
Co se týká  legislativy daňové zákony neurčují povinnost vést knihu jízd přímo. K nejdůležitějším předpisům patří např. Pokyn GFŘ D-6 k zákonu o daních z příjmů k § 24 odst. 2 bodu 23, kde je stanoveno, že poplatník vede evidenci jízd tak, aby takto vynaložené výdaje mohl prokázat.
 
Další oblastí je bezpečnost práce. Všechny předpisy najdete v těchto zákonech:

• Zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci:
  • § 12 písm. b) – zde je stanoveno, že „na právní vztahy týkající se zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při činnosti nebo poskytování služeb mimo pracovněprávní vztahy, jde-li o fyzickou osobu, která provozuje samostatně výdělečnou činnost podle zvláštního právního předpisu, se vztahuje § 101 odst. 1 a 2, § 102, 104 a 105 zákoníku práce.“
  • § 13, kde je uvedeno: „Tam, kde se v zákoníku práce nebo v části první uvádí zaměstnavatel nebo zaměstnanec, rozumí se tím osoba uvedená v § 12.“
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 102 odst. 2 zase stanoví, že „prevencí rizik se rozumí všechna opatření vyplývající z právních a ostatních předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a z opatření zaměstnavatele, která mají za cíl předcházet rizikům, odstraňovat je nebo minimalizovat působení neodstranitelných rizik.“
• Nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce zaměstnavatele při provozování dopravy.

Z těchto předpisů vyplývá, že také OSVČ musí plnit opatření bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. To může být překvapivé zjištění, nicméně není radno jej opomíjet.

Knihu jízd nemusí vést ti, kteří auto či auta pro podnikání používají osobně a nebudou žádat odpočet na pohonné hmoty jako plátci DPH. Ti, kdo si chtějí nárokovat odpočet DPH z pohonných hmot, knihu jízd vést naproti tomu musí.

 
Knihu jízd je nutné mít též kvůli bezpečnosti práce. Vedeme ji také, když potřebujeme prokázat daňovou uznatelnost výdajů na pohonné hmoty například v případě, že výdaje uplatňujeme podle dokladů, nebo uplatňujeme paušál podle kilometrů u vlastního automobilu, nebo v jiných případech.

Důvody, proč vést knihu jízd, můžeme rozdělit do dvou větších skupin. Prvním důvodem jsou finanční důvody, druhým je již zmiňovaná bezpečnost práce.
  

1. Kniha jízd vedená pro finanční důvody

Tato oblast se týká zejména daní a uznatelnosti výdajů. Pokud auto používáme při své podnikatelské činnosti, je potřeba tuto skutečnost dokázat a pro tyto účely je doporučeno vést podrobnější evidenci.
 
Kniha jízd by pro každou jízdu měla obsahovat:

-       datum – měl by být také uveden začátek a konec cesty (v časovém vyjádření)

-       cíl cesty – pokud je po cestě více cílů, je potřeba je uvést

-       účel cesty – dobré je uvést jméno klienta, ke kterému byla cesta vykonána

-       počet ujetých kilometrů – stav tachometru při začátku jízdy a na konci jízdy.

Dále by kniha jízd měla obsahovat následující údaje:

-       typ vozidla

-       SPZ

-       stav tachometru k 1. 1. a 31. 12.

-       zahájení činnosti a zahájení používání vozidla

-       ukončení činnosti a ukončení provozu vozidla

-       průměrná spotřeba dle velkého technického průkazu.

Dále pak záznamy o:

-       provozu vozidla

-       době řízení

-       bezpečnostních přestávkách (nutno uvést přesný čas) a době odpočinku

-       kdo je řidičem (například jestli je to zaměstnanec či spolupracující osoba)

-       čerpání a spotřebě pohonných hmot.

Jednotlivé záznamy musí být chronologicky uspořádány a musí na sebe navazovat. Pokud máte tištěnou verzi knihy jízd, neměl by chybět podpis řidiče. Máme samozřejmě na výběr, zda forma knihy jízd bude tzv. online, prostřednictvím nějakého k tomu určeného softwaru, v papírové podobě, či vytvořená námi samotnými – např. v Excelu.
 
2. Kniha jízd vedená kvůli bezpečnosti práce

Nejedná se úplně o klasickou knihu jízd, spíše jde o zaznamenání doby řízení a doby čerpání bezpečnostních přestávek. Podkladem pro tuto povinnost je nařízení vlády č. 168/2002 Sb. Je stanovena též forma evidence, a to tím způsobem, že se musí vést v listinné formě nebo prostřednictvím technického zařízení a záznamy se musí vést denně.
 
Vzhledem k výše uvedenému vedeme evidenci tedy buď v listinné formě, nebo prostřednictvím technického zařízení. Evidence musí být denní, nelze ji dopisovat zpětně např. po týdnu ani na konci pracovního dne.