Používají vaši zaměstnanci sociální sítě a uvědomují si, že by Vás svými komentáři a příspěvky mohli poškodit? V tomto případě není od věci přijmout interní směrnici v podobě Social Media Policy a jejím prostřednictvím zaměstnance srozumět s případnými nepříznivými následky jejich negativních komentářů. V závažnějších případech je možné požadovat i náhradu újmy, kterou mohl zaměstnanec firmě způsobit.

Určitě je spousta firem, které se setkaly s tím, že se na sociálních sítích vzájemně pomlouvají znesváření spolupracovníci. Někdy jsou emoce tak vystupňované, že lidé neváhají napadat i vlastního zaměstnavatele. Tyto příspěvky mohou mít značný vliv na chod firmy, negativně ovlivnit zájem lidí o práci v ní a mohou ji připravit i o některé klienty. Social Media Policy může z velké částku ochránit zaměstnavatele a jeho reputaci.  

Pravidla jak komunikovat na sociálních sítích by měla upravovat především to, kdo, jakým způsobem a jak se může vyjadřovat k daným tématům na sociálních sítích. Je tedy nutné vymezit okruh osob a témata, která lze komunikovat na veřejnosti a která ne. Vůči všem zaměstnancům by Social Media Policy měla konstatovat obecné zásady v tom smyslu, že z hlediska profesionality a vzájemného respektu se očekává, že pracovní záležitosti, kritiku a informace o pracovních podmínkách, ostatních zaměstnancích, výhrady k náplni a způsobu a organizace práce ve firmě budou zaměstnanci řešit prostřednictvím svých nadřízených nebo personálního oddělení, v případě velkých korporací pak i dozorčí rady a jiných vnitrofiremních mechanismů.

Kritika zaměstnavatele na sociální síti může být považována za jednání porušující jeho oprávněný zájem na zachování dobrého jména na veřejnosti. Právo zaměstnance svobodně veřejně kritizovat svého zaměstnavatele na sociální síti proto končí tam, kde začíná právo zaměstnavatele na ochranu dobré pověsti a dobrého jména.

Je tedy vhodné zaměstnance preventivně upozornit, že sdílení výhrad a kritiky přes sociální sítě či weby třetích stran je kontraproduktivní a není tou správnou cestou k nalezení řešení v případě nespokojenosti s pracovními podmínkami. Takové příspěvky na sociálních sítích se mohou stát podnětem k zahájení disciplinárního řízení a vyústit podle závažnosti porušení až k ukončení pracovního poměru. 

Vedle sepsaných souborů pravidel komunikace na sociálních sítích by se firma místo pokusu o explicitní zákazy měla v praxi zaměřit na řešení, jak se s negativními komentáři na sociálních sítích a webech vypořádat. A to například:

a) vytvořením systému, který na takové příspěvky na sociálních sítích co nejdříve upozorní

b) požádáním zaměstnanců, aby informovali HR, pokud narazí na post, který by mohl mít negativní dopad na jméno firmy,

c) zaměstnance, kteří porušují pravidla, požádat, aby používali standardní postupy,

d) u bývalých zaměstnanců se pokusit o osobní jednání a apelovat na smysl pro fair-play. Negativní komentáře totiž poškozují nejen firmu, ale také bývalé kolegy,

Nezapomeňme však, že zaměstnavatel musí při kontrole dodržování Social Media Policy postupovat velmi obezřetně. Nesmí totiž zjišťovat obsah e-mailů či příspěvků zasílaného zaměstnancem na sociálním médiu, stejně tak v detailu nesmí vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává. Je ale možné vymezit dobu, kdy lze cokoliv komentovat. Platí, že zaměstnanec nemůže využívat počítač či telefon zaměstnavatele pro soukromé účely, tedy ani pro účely přispívání na sociální sítě, pokud se nejedná o jeho pracovní náplň. Zaměstnance pak lze sankcionovat nejen za obsah, ale i za to, že soukromé příspěvky píše z počítače zaměstnavatele.

Jak tedy ale dodržování pravidel vymáhat? Určitě to není možné formou pokut. Pokud jsou ale v pracovní smlouvě dobře koncipována ustanovení o variabilní složce mzdy, lze za určitých okolností tyto složky nepřiznat.

Jak komunikovat na sociálních sítích je vhodné ošetřit přímo v pracovních smlouvách s odkazem na detaily uvedené v interní směrnici. Zaměstnavatel si tím pojistí, že může tuto směrnici měnit bez souhlasu zaměstnanců. Častou chybou je, že se Social Media Policy vztahuje jen na zaměstnance a opomíjí externí spolupracovníky, dodavatele nebo odběratele. Na ně se samozřejmě interní pravidla nevztahují, ale je možné se ochránit přímo ve smlouvách a za porušení ujednání požadovat náhrady.