Máte ve firmě zaměstnance a nevíte, jaké máte povinnosti vůči institucím? O tom všem bude dnešní článek.

A o jaké instutice se jedná? Jde především o zdravotní pojišťovny, Českou správu sociálního zabezpečení, Finanční správu, Úřad práce a další.

 Cílem tohoto článku je poskytnout přehled týkající se základních zákonných povinností zaměstnavatelů vůči nejběžnějším institucím, jelikož za nesplnění stanovených povinností hrozí zaměstnavateli velmi vysoké pokuty.

1. Zdravotní pojišťovny

V případě, že není zaměstnavatel ještě u příslušné zdravotní pojišťovny zaregistrován, přihlásí se nejdříve do registru zaměstnavatelů – a to prostřednictvím formuláře „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“. Na tomto formuláři oznamuje také veškeré změny údajů, a to do 8 dnů od jejich zjištění. Dále oznamuje ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo vstup do likvidace.
 
Zaměstnavatel je povinen oznámit nástup nového zaměstnance příslušné zdravotní pojišťovně do 8 pracovních dnů prostřednictvím tiskopisu „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ při použití dohodnutých kódů. Na stejném tiskopise zaměstnavatel oznamuje i všechny další změny, jako je odhlášení zaměstnance při ukončení pracovního poměru nebo z důvodu změny zdravotní pojišťovny zaměstnance, popřípadě ostatní skutečnosti rozhodné pro platby pojistného státem (např. přiznání důchodu), opět do 8 pracovních dnů od data změny.
 
V případě pracovního úrazu vzniká zaměstnavateli povinnost zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech, a to najednou za uplynulý kalendářní měsíc, vždy nejpozději do 5. dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.
 
Dále je zaměstnavatel povinen do 20. dne každého následujícího měsíce zaslat příslušné zdravotní pojišťovně vyplněný formulář „Přehled o platbách pojistného“ za každý jednotlivý kalendářní měsíc. Plátce Pojistné musí být odepsáno z účtu plátce nejpozději v den stanovený pro výplatu mezd. Pokud takový den není stanovený, je pojistné splatné nejpozději do 8 dnů po uplynutí měsíce, za nějž se pojistné hradí.

2. Česká správa sociálního pojištění

Zaměstnavatelé mají povinnost se na předepsaném tiskopise přihlásit do registru zaměstnavatelů u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (dále jen „OSSZ“) do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance do zaměstnání.

Prostřednictvím tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ má zaměstnavatel povinnost oznámit den nástupu, popřípadě den ukončení pracovního poměru, a to opět do 8 kalendářních dnů.
 
Další povinností zaměstnavatele je v případě dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance přijímání žádostí o dávky nemocenského pojištění. K žádosti zaměstnavatel musí připojit vyplněný tiskopis „Příloha žádosti o dávku nemocenského pojištění“ a vše neprodleně předat OSSZ.
 
Stejně jako u zdravotní pojišťovny odvádí pojistné, které musí platit sám na účet příslušné OSSZ. Do 20. dne následujícího kalendářního měsíce je zaměstnavatel povinen podat formulář „Přehled o výši pojistného“. Pojistné je splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.
 
Povinností zaměstnavatele je vést pro každého pojištěnce tzv. evidenční list důchodového pojištění (dále jen „ELDP“), a to vždy za jednotlivý kalendářní rok.
 
ELDP se vyplňuje (dle § 38 zákona č. 582/1991 Sb.):

- po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost k 31. prosinci,

- do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku.

ELDP zaměstnavatel předkládá (§ 39 zákona č. 582/1991 Sb.) ČSSZ prostřednictvím OSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, a to:

- do 30 dnů ode dne zápisu údajů do ELDP

- do 30 dnů ode dne svého zániku

-  do 8 dnů ode dne obdržení výzvy orgánu sociálního zabezpečení.

3. Finanční správa

Plátce daně, který má povinnost vybírat nebo srážet daň nebo zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti, se musí do 15 dnů od vzniku této povinnosti registrovat u místně příslušného finančního úřadu 

Daň z příjmů ze závislé činnosti je splatná do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.
 
Po skončení roku musí zaměstnavatel do 2 měsíců po uplynutí kalendářního roku (v případě elektronického podání do 20. března) podat na finanční úřad „Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti“, popřípadě také „Vyúčtovaní daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně“ (do 31. března).

4. Úřad práce

Zásadní povinnosti zaměstnavatelů vůči Úřadu práce ČR (dále jen „ÚP ČR“) jsou stanoveny v zákoníku práce a v zákoně o zaměstnanosti.

a) Povinný podíl osob se zdravotním postižením

Zaměstnavatelům zaměstnávajícím více než 25 zaměstnanců v pracovním poměru je podle § 81 odst. 1 zákona o zaměstnanosti uložena povinnost zaměstnávat osoby se zdravotním postižením (dále jen „OZP“) ve výši 4 % povinného podílu na celkovém počtu jejich zaměstnanců.
Při zjišťování počtu zaměstnanců zaměstnavatele je pro tyto účely rozhodný průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců. 
Zaměstnavatelům zaměstnávajícím více než 25 zaměstnanců v pracovním poměru je v § 83 zákona o zaměstnanosti uložena povinnost do 15. února písemně ohlásit místně příslušné krajské pobočce ÚP ČR plnění povinného podílu za uplynulý kalendářní rok a způsob jeho plnění.
 
Jestliže zaměstnavatel nesplní povinný podíl osob se zdravotním pojištěním, je povinen odvést do státního rozpočtu 2,5násobek průměrné mzdy v národním hospodářství za 1. až 3. čtvrtletí sledovaného kalendářního roku za každou OZP, kterou by zaměstnavatel měl zaměstnat. Odvod do státního rozpočtu poukazuje zaměstnavatel prostřednictvím ÚP ČR do 15. 2. následujícího roku.

 b) Zaměstnávání občanů EU a cizinců třetích zemí

Zaměstnavatelé jsou povinni při zaměstnávání občanů EU a cizinců třetích zemí, kteří nepotřebují povolení k zaměstnání, nejpozději v den nástupu zaměstnance do zaměstnání písemně informovat o této skutečnosti příslušný úřad práce dle místa výkonu práce.

5. Zákonné pojištění

Pojištění musí hradit každý zaměstnavatel s alespoň jedním zaměstnancem, přičemž se povinnost pojištění vztahuje jak na uzavřené pracovní smlouvy, tak i na dohody o provedení práce („DPP“) nebo dohody o pracovní činnosti.

Státem povinně určená pojišťovna je Kooperativa pojišťovna, a.s., Vienna Insurance Group. U ní se registrují všichni noví zaměstnavatelé od 1. 1. 1993 (do 31. 12. 1992 se zaměstnavatelé pojišťovali také u České pojišťovny, a.s.).

V případě, že zaměstnavatel má zaměstnance pouze na DPP (a nepřekročí vyměřovací základ 10 000 Kč), hradí minimální čtvrtletní pojistné ve výši 100 Kč (neomezený počet DPP). Pokud zaměstnanec na DPP vstoupí do odvodu sociálního pojištění, musí být prováděn výpočet zákonného pojištění shodně s postupem dle § 12 odst. 2 vyhlášky č. 125/1993 Sb.
Pojištění odpovědnosti zaměstnavatele se vztahuje na pokrytí rizik pracovních úrazů nebo nemocí z povolání. Pojištění je zákonné a vzniká dnem uzavření pracovněprávního vztahu, přičemž tuto skutečnost je zaměstnavatel povinen oznámit pojišťovně písemně a bez zbytečného odkladu prostřednictvím předepsaného tiskopisu.

Pojistné na I. čtvrtletí každého kalendářního roku je splatné do 31. 1., na II. čtvrtletí do 30. 4., na III. čtvrtletí do 31. 7. a na IV. čtvrtletí do 31. 10.

6. Exekuce

Součinnost plátců mzdy v exekučním řízení se primárně týká provádění a vyplácení příslušných srážek ze mzdy dle pravidel uvedených v občanském soudním řádu.  Zaměstnavatelé jsou povinni vyhovět požadavku o součinnost a poskytnout soudnímu exekutorovi informace týkající se zaměstnance (dlužníka), ale pouze v nezbytném rozsahu tak, aby byla dodržena ochrana osobních údajů zaměstnance.

Za takové údaje lze považovat tato sdělení:

-informace, že povinný/manžel povinného je u zaměstnavatele v pracovním poměru (aniž by zaměstnavatel zpřístupňoval exekutorovi pracovní smlouvu zaměstnance, sděloval adresu, telefonní číslo či e-mailovou adresu zaměstnance)

-informace o výši obvyklého příjmu zaměstnance (aniž by zaměstnavatel uváděl podrobnosti o odměňování či jednotlivých složkách mzdy zaměstnance)

-informace o výši základní nezabavitelné částky, pořadí pohledávky a objemu pohledávek s lepším pořadím (aniž by zaměstnavatel uváděl výčet jednotlivých pohledávek či dokonce zasílal exekutorovi exekuční příkazy postihující majetek povinného v jiných exekučních řízeních)

- informace o instituci, u níž je veden bankovní účet, na který zaměstnavatel zasílá po dohodě se zaměstnancem mzdu zaměstnance (aniž by zaměstnavatel sděloval konkrétní číslo účtu)

-pokud je v souvislosti s prováděním exekuce na vydobytí dluhu ve společném jmění manželů postižen i majetek manžela povinného, musí zaměstnavatel zaměstnávající tohoto manžela poskytnout exekutorovi v uvedeném rozsahu součinnost i ve vztahu k údajům o jeho osobě.

V případě nevyhovění požadavku o součinnost hrozí zaměstnavateli pokuta až do výše 50 000 Kč.
 
Zaměstnavatel je povinen provádět a odvádět na účet exekutora srážky ze mzdy dlužníka ve správné výši a ve správném pořadí stanoveném zákonem.