Formulář ELDP patří mezi nejdůležitější „evidenční“ dokumenty, které má zaměstnavatel povinnost pravidelně příslušné ČSSZ zasílat. Od roku 2015 si mohou zaměstnavatelé vybrat, zda podají evidenční list důchodového pojištění neboli ELDP v elektronické či papírové podobě, elektronická komunikace již není povinná.

Při vyplňování formuláře se používá česká abeceda, tedy i diakritická znaménka. Je důležité, aby se údaje vešly do příslušných polí a nepřesahovaly jejich barevné ohraničení. Pokud některý údaj nelze vyplnit, pole se neproškrtává ani se nepíšou nuly, toto pole se nechá prázdné. 
Dále se ve formuláři nesmí opravovat identifikační údaje (rodné číslo, rodné příjmení, variabilní symbol a identifikační číslo) a typ ELDP.
 
Formulář je rozdělen na čtyři části:

• Záhlaví,
• Identifikace pojištěnce,
• Průběh pojištění v daném roce,
• Identifikační údaje zaměstnavatele a podpisy.

1.      Záhlaví

V záhlaví nalezneme „Technický kód“, který vyplňují pouze orgány sociálního zabezpečení. Dále je zde pole „Za rok“, kde vyplníme příslušný kalendářní rok ve tvaru čtyřčíslí.
 
Do pole „Typ ELDP“ vyplníme jedno z dvojčíslí, podle kterého se pozná, zda se jedná o původní, opravný či rekonstruovaný typ ELDP.

• 01 – vyplní se v případě, kdy výdělečná činnost pojištěnce ke dni odesílání ELDP v průběhu daného kalendářního roku trvá, nebo v případě, kdy se ELDP odesílá po uplynutí kalendářního roku a výdělečná činnost pojištěnce bude v následném roku dále trvat,
• 51 – vyplňuje se, když zaměstnavatel vyhotovuje opravný ELDP a na původním byl vyplněn typ 01,
• 02 – vyplňuje se například v těchto případech: výdělečná činnost pojištěnce v průběhu roku nebo k 31. 12. skončila, v případě, kdy končí účast na nemocenském pojištění v souvislosti s nástupem výkonu trestu odnětí svobody nebo zabezpečovací detence, nebo u konkrétního pojištěnce dojde ke skončení příslušnosti k českým právním předpisům,
• 52 – vyplňuje se, když zaměstnavatel vyhotovuje opravný ELDP a na původním byl vyplněn typ 02,
• 03 – tento typ se vyplňuje, pokud se ELDP odesílá v souvislosti s úmrtím pojištěnce,
• 53 – vyplňuje se, když zaměstnavatel vyhotovuje opravný ELDP a na původním byl vyplněn typ 03,
• 91 – tento typ používají pouze orgány sociálního zabezpečení, a to v případě, kdy dochází k rekonstrukci ELDP a nezpracovaný ELDP měl mít uveden typ 01,
• 92 – tento typ používají pouze orgány sociálního zabezpečení, a to v případě, kdy dochází k rekonstrukci ELDP a nezpracovaný ELDP měl mít uveden typ 02,
• 93 – tento typ používají pouze orgány sociálního zabezpečení, a to v případě, kdy dochází k rekonstrukci ELDP a došlo k úmrtí pojištěnce v kalendářním roce, za který měl být ELDP vyhotoven.

Pokud jsme vyplnili jako typ ELDP dvojčíslí 51, 52 nebo 53, musíme též vyplnit pole „Oprava ELDP ze dne“, a to ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR.
 
„Kód OSSZ“ – zde uvedeme podle číselníku okresů kód OSSZ, do kterého spadá útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.
 
Posledním polem v Záhlaví je pole „Místně příslušná OSSZ (ÚP PSSZ)“, kde se slovy uvede příslušná OSSZ.

2.      Identifikace pojištěnce

V tomto oddílu nalezneme pole pro vyplnění příjmení, jména a titulu. Příjmení vyplňujeme to, které je platné při vyplňování ELDP, jméno uvádíme v nezkrácené podobě, a pokud jich má pojištěnec víc, vyplníme všechna jména. Titul uvedeme běžně používanými zkratkami (Ing., MUDr. apod.).
 
Datum narození vyplňujeme ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR. (např. 2. 7. 1979). Rodné číslo může být devítimístné nebo desetimístné. Devítimístné se zapíše ve tvaru XXX XXX XXX a musí se uvést skutečně jen devět číslic, nedoplňuje se nulou či mezerou. Desetimístné číslo se zapíše ve tvaru XXX XXX XXXX a vyskytuje se u osob narozených od roku 1954.
 
Do pole „Ulice“ vyplníte název ulice. U osob, které mají trvalý pobyt v zahraničí, uvedete ulici podle místa pobytu v ČR, pokud však pobyt v ČR nemají, uvedete jejich zahraniční adresu. Pokud adresa obsahuje orientační i popisné číslo domu, uvedete do pole „Číslo domu“ obě tato čísla oddělená lomítkem, přičemž nezáleží na tom, které z čísel je před lomítkem a které za lomítkem. Dále se smí uvést případně i písmeno apod. (např. 1415/1A nebo 1415/IVb).
 
Rodné příjmení se musí shodovat s údaji v průkazu totožnosti pojištěnce. Do pole „Obec“ musíte uvést přesné znění obce i s upřesněním části obce, a to v nezkrácené podobě. Pole „Pošta” má prostor pouze na pět znaků. Vyplníme tedy pouze prvních pět písmen z názvu dodací pošty. Například Nová Paka se vyplní jako „NováP“. Lze také napsat např. Most1. Tento údaj se nevyplňuje, jedná-li se o adresu v zahraničí. PSČ vyplníme ve tvaru XXX XX.
 
Do pole „Stát“ uvedeme kód příslušného státu podle číselníku, který nalezneme na internetových stránkách Českého statistického úřadu. Jedná se o dvoumístný údaj a pro ČR to je kód CZ. Posledním polem tohoto oddílu je „Místo narození“, kde vyplníte název obce, kde se pojištěnec narodil. Pokud se pojištěnec narodil v zahraničí, uvedete i stát.

3.      Průběh pojištění v daném roce

V tomto oddíle se většinou údaje o výdělečné činnosti za daný kalendářní rok uvádějí do jednoho řádku. Pouze v některých případech se rozepisují do dvou a více řádků (např. pojištěnec u téhož zaměstnavatele opět zahájí výdělečnou činnost v období do tří měsíců po skončení původní výdělečné činnosti, nebo jestliže zaměstnanec u stejného zaměstnavatele vykonával zaměstnání na základě několika dohod o provedení práce a úhrn z těchto dohod dosáhl částky vyšší než 10 000 Kč apod.).
 
Pole „Kód“ obsahuje třímístný údaj. První znak určuje druh výdělečné činnosti. Vyplní se hodnota 1 až 9 a A až Z podle příslušné tabulky příslušného roku. Druhý znak určuje rozlišení situací. Vyplní se:
 
P – příjmy
Tento znak se uvede, když jsou po skončení výdělečné činnosti dodatečně zúčtovány příjmy započítané do vyměřovacího základu (nepíše se u zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce).
 
D – důchodový věk
Vyplní se v případě, že do zaměstnání nastoupil zaměstnanec v důchodovém věku nebo tohoto věku dovršil za trvání výdělečné činnosti a jeho pojištění nadále trvá.
 
V – výjimka
Například v případě, že pojištěnec v průběhu kalendářního roku po část měsíce vykonával vojenskou službu v ozbrojených silách ČR a ve zbytku měsíce nesplnil ani jednu z podmínek § 11 odst. 2zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění. Nebo v případě, že došlo k neplatnému skončení pracovněprávního vztahu. Příslušné měsíce se označí znakem „X“.
 
Pokud se nejedná o výše zmíněné stavy, vyplní se jako druhý údaj „+“. Jako třetí údaj se vyplní také„+“.
 
Do pole „MR“ (zaměstnání malého rozsahu) se uvede „A“ jako ano nebo „N“ jako ne.
 
Pole „Od“ „Do“ se vyplňuje ve formátu D.(DD.)M(MM.). Čili např. 1. 1. až 31.12. Datum 1. 1. až 31. 12. se uvede, pokud zaměstnání začalo před kalendářním rokem, pro který se vyplňuje ELDP, a trvá i po jeho uplynutí. Jinak se do pole „Od“ uvádí datum dne nástupu do zaměstnání a do pole „Do“ se uvede den skončení zaměstnání, nebo 31. 12., pokud zaměstnání nadále trvá. Toto pole senevyplňuje, pokud jste v poli „Kód“ použili jako druhý znak písmeno „P“.
 
Do údaje „Dny“ zapíšeme počet kalendářních dnů trvání pojištění v daném kalendářním roce.
 
Následují pole, které označují jednotlivé měsíce, nebo pole „1-12“, které označuje všechny měsíce daného roku. Zde se označují znakem „X“ ty měsíce, které se nepovažují za dobu důchodového pojištění ve smyslu § 11 odst. 2 zákona č. 155/1995 Sb. Ve většině případů platí, že součet dnů v poli „Dny” bude v rámci období vykázané výdělečné činnosti „Od” „Do” odpovídat součtu dnů v měsících, v nichž není písmeno „X“ uvedeno.
 
Dále se vyplní údaj „Vyloučené doby“, kam se uvede doba, po kterou trvaly omluvné důvody vyjmenované v § 16 odst. 4 písm. a) zákona č. 155/1995 Sb. (např. doba karantény, doba ošetřování nebo péče o dítě do věku 10 let, doba před porodem aj.).
 
Úhrn zúčtovaných příjmů započitatelných do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného vyplňujeme do sekce „Vyměřovací základ“. Do ELDP se uvádí v plné výši. Číselný údaj se píše bez čárek a teček, oddělený pouze mezerou mezi tisíci (např. 5 548, 12 158, 120 000 atd.).
 
V poli „Doby odečtené“ uvádíme počet kalendářních dnů, ve kterých pojištěnec, který je výdělečně činný i po dovršení důchodového věku, čerpal bez náhrady příjmů pracovní volno či měl neomluvenou nepřítomnost v práci. Dále se odečítá doba trvání omluvných důvodů či kalendářní dny měsíce označeného „X“. Odečítá se od celkového intervalu uvedeného v poli „Od“ „Do“. To znamená, že pole „Dny“ je rovno intervalu „Od“ „Do” minus hodnota údaje „Doby odečtené”.
 
Posledním údajem v tomto oddílu je „Celkem“, kam uvedeme hodnotu součtu číselných údajů ve sloupcích „Vyloučené doby”, „Vyměřovací základ” a „Doby odečtené”.

4.      Identifikační údaje zaměstnavatele

Celý název zaměstnavatele, tak jak je uveden v obchodním či jiném rejstříku, a obec sídla uvedete do části „Název zaměstnavatele“. Pokud jde o fyzickou osobu, uvedete jméno této osoby a obec sídla, kde má trvalý pobyt.

 
„IČ” – uvedete IČ včetně úvodních nul. Zahraniční subjekty uvedou individuální číslo vydané v cizině. Tento údaj zůstane nevyplněn v případě, že zaměstnavatel nemá IČ přiděleno.
 
„Variabilní symbol” – uvádíte variabilní symbol, který zaměstnavateli přidělila správa sociálního zabezpečení.
 
„Výdělečná činnost od“ – zapíšete datum ve formátu D.(DD.)M.(MM.)RRRR (např. 1. 8. 2007). 
„Datum vyhotovení ELDP“ – také sem zapíšete datum ve formátu D.(DD.)M.(MM.)RRRR, kdy je ELDP vyhotoven, popřípadě opraven či rekonstruován.
 
„Datum a podpis pojištěnce” – ve formuláři ELDP, který se odesílá správě sociálního zabezpečení, se nevyplňuje. Vyplňuje se na stejnopis, který zůstává založen u zaměstnavatele. Tento stejnopis musí být dán k podpisu nejpozději v den, kdy se ELDP předkládá správě sociálního zabezpečení.
 
„Podpis a razítko zaměstnavatele“ – podepisuje pověřený pracovník zaměstnavatele. Nemělo by se používat razítko červené barvy.
 
„Pro potřeby OSSZ“ – jak už název napovídá, nevyplňuje se. Údaje zapíše podle potřeby pouze příslušná OSSZ.