Telefonický hovor je nedílnou součástí pracovní náplně při podnikání. Tím jak vedete hovor, můžete významně ovlivnit jak pohled na vaši osobu tak na vaši firmu. Telefonování  nepatří zrovna k těm nejjednodušším a je dobré vědět co a jak říkat do telefonu.

Představování celým jménem.

První, kdo se v telefonu představí je volaný účastník, který zvedá vyzvánějící telefon. Pozdraví, řekne název oddělení nebo pracovní pozici a nakonec jméno a příjmení. Vedení firmy by mělo rozhodnout, jak by měli zaměstnanci uvádět jméno tak, aby bylo výstižné, ale ne příliš dlouhé. Během interních hovorů v rámci firmy stačí představit se jménem.Není vhodné zkracovat pozdrav na „haló“ nebo „prosím“, jelikož tím je volající donucen zeptat se, s kým hovoří.

Vhodnost telefonátu

Pokud voláte na mobilní telefon, vždy se ptejte jestli voláte ve vhodnou dobu a zda může volaný účastník nerušeně a soustředěně vnímat, co mu chcete sdělit. Především, pokud voláte člověku, který je pracovně velmi vytížený. Jestliže bude volaný účastník během hovoru dělat nějakou jinou činnost, pravděpodobně vás nebude vnímat.

V případě že vám někdo volá v nevhodnou dobu, můžete nabídnout, že se ozvete jakmile budete mít čas, nebo sdělte volajícímu, kdy se může ozvat.

Úsměv v telefonu

Jestliže jste se s volajícím nesetkali osobně, pak váš hlas je jediný faktor, podle kterého si volající vytvoří první dojem. Je důležité se soustředit na tón vašeho hlasu, protože ten je nedílnou součástí pro navození příjemné atmosféry. Úsměv v telefonu dokáže získat sympatie volajícího, který to pozná a komunikace bude mnohem příjemnější.

Přesné a srozumitelné vyjadřování

Během telefonování  je důležité vzájemné porozumění. Proto mluvte srozumitelně, věcně a stručně tak, aby  druhá strana dokázala vstřebat vaše myšlenky a udržela pozornost. Počet slov by měl být poloviční oproti běžnému hovoru. Je to hlavně kvůli omezeným vjemům, jako je neverbální komunikace.

Konec hovoru

Telefon ukončete ve chvíli kdy se ujistíte, že volající řekl vše co chtěl. Je nezdvořilostí ukončit hovor v polovině věty. Doporučuje se shrnout si obsah hovoru a ukončit jej s přáním hezkého dne, nebo jinou zdvořilostní frází.