Poskytnout neplacené volno musí zaměstnavatel buď z důvodů daných zákonem, nebo na základě dohody se zaměstnancem.

Zákoník práce  neupravuje podmínky pro poskytnutí neplaceného volna. Vychází se tak potom z obecných právních předpisů, forma i obsah dohody závisí pouze na smluvních stranách. Zda zaměstnavatel zaměstnanci neplacené volno povolí, je pak na jeho rozhodnutí.

Zákoník práce v části věnované překážkám v práci na straně zaměstnance (viz § 191 a násl.) definuje překážky, u kterých má zaměstnanec nárok na placené volno, případně na volno bez náhrady příjmu. Ostatní neplacené volno lze čerpat pouze na základě dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Výjimku tedy tvoří některé případy dané nařízením vlády č. 590/2006 Sb. Pokud zaměstnanec nemůže konat práci pro tyto jiné důležité osobní překážky v práci, týkající se jeho osoby, je zaměstnavatel povinen poskytnout mu nejméně ve stanoveném rozsahu pracovní volno a ve stanovených případech i náhradu mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku.

Osobní překážky, při kterých již není poskytována náhrada mzdy, a jedná se tedy o neplacené volno, které je však zaměstnavatel povinen poskytnout. Jde o následující případy:

-       Vyšetření nebo ošetření provedené v jiném než nejbližším zdravotnickém zařízení – pracovní volno se poskytne na nezbytně nutnou dobu, náhrady mzdy nebo platu však přísluší nejvýše za nezbytně nutnou dobu, jako kdyby byl zaměstnanec vyšetřen či ošetřen v nejbližším zdravotnickém zařízení. Delší doba je pak neplaceným volnem.

-       Pracovní volno bez náhrady mzdy nebo platu se poskytne na nezbytně nutnou dobu pro nepředvídané přerušení dopravního provozu nebo zpoždění hromadných dopravních prostředků, nemohl-li zaměstnanec dosáhnout včas místa pracoviště jiným přiměřeným způsobem.

-       Pracovní volno se poskytne na dva dny na vlastní svatbu, z toho jeden den k účasti na svatebním obřadu – náhrada mzdy nebo platu přísluší však pouze za jeden den, druhý den je tedy neplaceným volnem. Pracovní volno bez náhrady mzdy nebo platu se poskytne dítěti při svatbě rodiče.

-       Při narození dítěte se neplacené volno poskytuje k účasti při porodu manželky (družky).

-       Pracovní volno přísluší k doprovodu rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení k vyšetření nebo ošetření při náhlém onemocnění nebo úrazu a k předem stanovenému vyšetření, ošetření nebo léčení jen jednomu z rodinných příslušníků na nezbytně nutnou dobu, nejvýše však na jeden den, byl-li doprovod nezbytný a uvedené úkony nebylo možno provést mimo pracovní dobu, a to jako neplacené volno, jde-li o ostatní rodinné příslušníky kromě manžela, druha nebo dítěte, jakož i rodiče a prarodiče zaměstnance nebo jeho manžela.

-       Pracovní volno bez náhrady mzdy nebo platu se poskytne na nezbytně nutnou dobu, nejvýše na dva dny, při přestěhování zaměstnance, který má vlastní bytové zařízení; nejde-li o přestěhování v zájmu zaměstnavatele.

-       Pracovní volno bez náhrady mzdy nebo platu před skončením pracovního poměru se poskytne na nezbytně nutnou dobu, nejvýše na jeden půlden v týdnu, po dobu odpovídající výpovědní době v délce dvou měsíců. Ve stejném rozsahu se poskytne pracovní volno s náhradou mzdy nebo platu před skončením pracovního poměru výpovědí danou zaměstnavatelem z důvodů uvedených v § 52 písm. a) až e) zákoníku práce, nebo dohodou z týchž důvodů. Toto pracovní volno je možné se souhlasem zaměstnavatele slučovat.

Další případy, kdy zaměstnavatel je povinen poskytnout neplacené volno, jsou ty, kdy se jedná o překážky v práci z důvodů obecného zájmu. Náhrada mzdy nebo platu od zaměstnavatele v těchto případech nepřísluší, není-li v zákoníku práce stanoveno jinak, nebo není-li dohodnuto nebo vnitřním předpisem stanoveno jinak. Jedná se o tyto případy:

-       výkon veřejné funkce (výkon funkce poslance Poslanecké sněmovny Parlamentu, senátora Senátu Parlamentu, člena zastupitelstva územního samosprávného celku nebo přísedícího) – zde je poskytnuto pracovní volno v rozsahu nejvýše 20 pracovních dnů v kalendářním roce,

-       výkon občanských povinností – svědci, tlumočníci, soudní znalci a jiné osoby předvolané k jednání u soudu, správního úřadu, jiného státního orgánu nebo orgánu územního samosprávného celku, při poskytnutí první pomoci, při opatřeních proti infekčnímu onemocnění, při poskytnutí osobní pomoci při požární ochraně, při živelních událostech, nebo v obdobných mimořádných případech a dále v případech, kdy je fyzická osoba povinna podle právních předpisů osobní pomoc poskytnout,

-       jiné úkony v obecném zájmu,

v nezbytně nutném rozsahu:

-       k činnosti člena Horské služby a fyzické osoby, která na její výzvu a podle jejích pokynů osobně pomáhá při záchranné akci v terénu,

-       k činnosti zprostředkovatele a rozhodce při kolektivním vyjednávání,

-       k činnosti dobrovolného zdravotníka Červeného kříže při zajišťování zdravotního dozoru při sportovní nebo společenské akci,

-       k činnosti při organizované zájmové tělovýchovné, sportovní nebo kulturní akci a nezbytné přípravě na ni,

-       při výkonu jiné odborové činnosti, zejména k účasti na schůzích, konferencích nebo sjezdech,

 v nezbytně nutném rozsahu, nejvýše deset směn (pracovních dnů) v kalendářním roce:

-       k činnosti dobrovolného sčítacího orgánu při sčítání lidu, domů a bytů včetně doplňujících výběrových šetření obyvatelstva,

v nezbytně nutném rozsahu, nejvýše 12 směn (pracovních dnů) v kalendářním roce:

-k činnosti zaměstnance při přednášce nebo výuce včetně zkušební činnosti – kratší části jednotlivých směn, ve kterých bylo poskytnuto pracovní volno, se sčítají,

v nezbytně nutném rozsahu, nejvýše tři týdny v kalendářním roce:

-       k činnosti vedoucích táborů pro děti a mládež, jejich zástupců pro věci hospodářské a zdravotní, oddílových vedoucích, vychovatelů, instruktorů, popřípadě středních zdravotnických pracovníků v táborech pro děti a mládež – za podmínky, že zaměstnanec nejméně po dobu jednoho roku před uvolněním pracoval soustavně a bezplatně s dětmi nebo s mládeží (podmínka soustavné a bezplatné práce se nevyžaduje, jde-li o tábory pro zdravotně postižené děti a mládež).

U většiny těchto případů se neplacené volno poskytuje, pokud tomu nebrání vážné provozní důvody na straně zaměstnavatele.
 
Volno také náleží u plnění branné povinnosti. Zde hradí náhradu mzdy nebo platu za pracovní volno související s brannou povinností ve výši průměrného výdělku příslušný vojenský správní úřad. U zaměstnavatele tak také půjde o neplacené volno.
 
Tedy pouze ve výše uvedených případech je povinen zaměstnavatel zaměstnanci udělit pracovní volno bez náhrady mzdy – neplacené volno. Nesjednává se dohoda.
 
Nepřítomnost v práci v takových případech musí být doložena potvrzením, že se jedná o příslušnou překážku v práci.

Poskytnutí neplaceného volna bez nároku ze zákona- dohodou:

Nejčastější případy, kdy zaměstnanec žádá o neplacené volno, v praxi bývají:

-       matka nebo otec na rodičovské dovolené s dítětem, které dovršilo tři roky věku,

-       dlouhodobější cestování nebo jiný dlouhodobý pobyt v zahraničí,

-       zaměstnanec má již vyčerpanou dovolenou a potřebuje další volno z osobních důvodů,

-       zaměstnanec si najde pro něj výhodnější sezonní práci atd.

Zaměstnavatel může a nemusí toto neplacené volno povolit.  Dohodu lze sjednat i ústně, ale důrazně se doporučuje sjednat písemně.

Dohoda o neplaceném volnu by pak měla obsahovat:

-smluvní strany

-datum

-místo sjednání

-dobu, na kterou je neplacené volno poskytnuto

-vhodné by bylo též stanovit, zda bude zaměstnanec hradit zaměstnavateli zdravotní pojištění, a pokud ano, jakou formou.

Nejčastější případ, kdy se čerpá neplacené volno, je u rodiče, který zůstává doma s dítětem. Zde je potřeba upozornit, že dle zákoníku práce rodičovská dovolená přísluší matce dítěte po skončení mateřské dovolené a otci od narození dítěte, a to v rozsahu, o jaký požádají, ne však déle než do doby, kdy dítě dosáhne věku tří let.

Za dobu neplaceného volna se sociální pojištění ani daň z příjmů neplatí, respektive vyměřovací základ je nulový, neboť zaměstnanci neplynou žádné příjmy. Tato doba se pak pro účely důchodového pojištění považuje za vyloučenou dobu a nepočítá se do doby pro nárok na důchod.

Po dobu neplaceného volna je zdravotní pojištění za zaměstnance hrazeno prostřednictvím zaměstnavatele.

 
Od 1. 1. 2015 došlo ve zdravotním pojištění v souvislosti s neplaceným volnem k zásadní změně. Za dny pracovního volna bez náhrady příjmů se nepřipočítává poměrná část minimální mzdy. Nové zásady, které od tohoto data platí, jsou následující:

- Pokud se jedná o zaměstnance, u kterého musí být pojistné odvedeno alespoň z minimálního vyměřovacího základu (odvislého od minimální mzdy), bude se v příslušném měsíci doplácet pouze pojistné z rozdílu mezi skutečným příjmem a minimálním vyměřovacím základem.

- U osob, u kterých neplatí povinnost odvádět pojistné z minimálního vyměřovacího základu (např. plátcem je i stát), se pojistné odvede pouze ze skutečné výše příjmů, bez ohledu na neplacené volno.

Tedy v současné době se bude platit odvod pojistného u zaměstnanců, pro které platí minimální vyměřovací základ, alespoň z 9 900 Kč (tj. 1 337 Kč). U zaměstnanců, pro které neplatí minimální vyměřovací základ podle § 3 odst. 8 zákona o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, bude odvod zdravotního z jejich dosaženého příjmu. A to v obou případech bez ohledu na délku doby neplaceného volna.
 
Pokud se tedy jedná o zaměstnance, který čerpá neplacené volno celý měsíc, a je pro něj stanoven minimální vyměřovací základ, bude za něj zaměstnavatel platit měsíčně 1 337 Kč na zdravotní pojištění. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec nemá v příslušném měsíci žádný příjem, bylo by vhodné v dohodě o neplaceném volnu sjednat, kdo bude toto pojištění platit, a pokud zaměstnanec, stanovit způsob, jakým bude tuto částku zaměstnavateli uhrazovat.
 
V případě, že v rámci neplaceného volna zaměstnanec vykonává práci u jiného zaměstnavatele, a tento zaměstnavatel za něj platí zdravotní pojištění alespoň v minimální výši, zaměstnanec tuto skutečnost doloží svému původnímu zaměstnavateli potvrzením od druhého zaměstnavatele.
 
Původní zaměstnavatel bude totiž potřebovat mít tuto skutečnost doloženu pro kontrolu ze strany zdravotní pojišťovny, aby prokázal, že mu nevznikla povinnost odvádět za zaměstnance zdravotní pojištění z minima. Taktéž je potřeba tuto skutečnost doložit v případě výkonu veřejné funkce potvrzením, že příslušný úřad za zaměstnance odvádí pojistné.
 
U neplaceného volna rodiče po ukončeném třetím roku dítěte je rozhodné, zda je splněna podmínka celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do patnácti let věku, kdy se pak jedná o osobu, za kterou platí pojistné stát. Zaměstnavatel tuto skutečnost ohlásí zdravotní pojišťovně prostřednictvím kódu „L“ (ukončení této kategorie pak kódem „T“) a zaměstnanec mu tuto skutečnost doloží čestným prohlášením, že splňuje podmínku celodenní osobní a řádné péče.