Emailová komunikace má svá pravidla, která by se měla dodržovat, abychom se vyvarovali zbytečným chybám a neudělali tak ostudu sobě, nebo firmě ve které pracujeme.

Předmět emailu

Vždy vyplňujeme předmět emailu. Bez předmětu může  email spadnout do spamu, nebo si jej adresát nemusí všimnout. Předmět by měl být krátký a věcný, aby se z něj dalo rozpoznat co je obsahem emailu a taky se podle něj dá snadno dohledat v historii.

Oslovení

Není nejlepším řešením začínat email slovy „zdravím“ nebo „dobrý den“, ale obsahovat jméno adresáta popřípadě jeho titul. Jestliže nechceme oslovovat adresáta jménem, můžeme napsat „vážený pane/paní“.  U hromadných emailů oslovujeme „Vážení“ (kolegové, studenti...) Oslovujeme jménem vždy 5. pádem a oddělujeme oslovení čárkou. Pokračujeme malým písmem.

Závěr

Email byste neměli uzavírat pouze iniciály nebo jménem, pokud osobu velmi dobře osobně neznáte. U ostatních, je vhodné ukončit „ s přátelským pozdravem“, „s přáním hezkého dne“  nebo jen „s pozdravem“.

Obsah emailu

Úřední a pracovní komunikace by měla být stručná, výstižná a přehledná. Nezahlcujte ji zbytečnými informacemi. Jestliže píšete email kolegovi a jste ve špatném rozpoložení, nechte si email na později nebo se vyvarujte sarkasmu a ironii, kterou byste při osobním setkání nepoužili. Totéž platí o emotikonech. Ty můžete použít v korespondenci s vašimi nejbližšími přáteli. Do pracovní a úřední korespondence to však nepatří.

Příloha

U přílohy dávejte pozor na její velikost. Příliš velká příloha nemusí adresátovi dojít, nebo může zaplnit celou jeho schránku. Také dávejte pozor na to, že jste přílohu opravdu připojili a nemuseli posílat druhý email, ve kterém příloha opravdu je.

Hromadné emaily

Při posílání hromadné pošty, je velice důležité, abyste dbali na soukromí adresátů. Můžete poslat email každému adresátovi zvlášť, je to ale pracné a časově náročné. Tady můžete využít možnost hromadného odeslání přes skrytou kopii. V žádném případě takto neposílejte nevyžádanou poštu.

Odpověď

Na emaily, hlavně ty pracovní, se snažte odpovídat co  nejrychleji. Jestliže máte hodně práce, napište odesílateli, že mu odpovíte jakmile to bude možné.