Nesprávné zadání a vysvětlení pracovních úkolů patří k nejzávažnějším chybám při řízení lidí vůbec. Výsledek práce závisí totiž na tom, jak byla zadána.

Třetí chyba

Špatné zadání úkolů

Prvním předpokladem toho, aby se zaměstnanci mohli soustředit na své úkoly a nerozptylovali se záležitostmi, které jsou pro dosažení jejich výsledků nepodstatné, jsou však jasně zadané úkoly. Nestanoví-li manažer úkoly svým spolupracovníkům jasně a jednoznačně, plýtvá časem i motivací svých zaměstnanců. Jeho podřízení mohou mít totiž o prioritách své práce 

poněkud odlišné představy, nebo si mohou vybírat úkoly, které jsou jim příjemnější.

Nejčastější chyby při zadání úkolů

1. Nejasné stanovení očekávaných výsledků – nejednoznačně stanovené úkoly jsou především ty, u kterých nejsou jasně stanoveny jejich očekávané výsledky umožňující jednoznačně posoudit, zda úkoly byly nebo nebyly provedeny. Nestanoví-li vedoucí, jaké výsledky očekává a kdy by měly být dosaženy, mohou jeho podřízení propadnout sklonu zaměňovat výsledky s činnostmi nebo se domnívat, že skutečné výsledky jejich práce nebudou hodnoceny.
2. Nejasné vymezení pravomocí - součástí jasného zadání úkolů je i sdělení, o čem zaměstnanci mohou při jejich vykonávání samostatně rozhodnout a jakou osobní iniciativu (například samostatného řešení vzniklých problémů) od nich organizace očekává.
3. Zaměňování jejich cílů a činností – úkoly jsou v tomto případě vyjádřeny tak, že obsahují převážně slovesa, tj. činnosti, a nikoli podstatná jména, tj. jejich výsledky. Chybou je i formální charakter úkolů („Na úkolu pracujte, až budete mít čas“), vedoucí k tomu, že je zaměstnanci neberou příliš vážně.
4. Nejasná kontrola – špatně zadané úkoly jsou i ty, u kterých není jasně stanoveno, kdy a jak budou kontrolovány nebo hodnoceny a o čem zaměstnanci mají svého nadřízeného při jejich plnění průběžně informovat. Jasně stanovené kontrolní body mohou méně zkušeným zaměstnancům pomoci překonat jejich nejistotu. Pracovníci, kteří si nejsou správným postupem zcela jisti, se mohou obávat obrátit se na svého nadřízeného a mohou se proto rozhodnout, že budou postupovat raději podle svého vlastního uvážení. Na opravu jejich postupu pak může být již pozdě.
5. Nemožnost zaměstnance se k úkolu vyjádřit – správné zadání úkolu se neomezuje jen na sdělení, co má zaměstnanec udělat. Vyžaduje i přesvědčit se o tom, že požadavky zadaného úkolu správně chápe, že rozumí jeho prioritám, věří, že jeho úkol je splnitelný a že úkol přijal za svůj. K tomu je třeba, aby zaměstnanci měli možnost se ke svým úkolům vyjádřit, případně i vyslovit o jejich smyslu své pochybnosti. Má-li osoba o zadaném úkolu, jeho smyslu nebo proveditelnosti své pochyby, velmi pravděpodobně se mu nebude věnovat s plným nasazením.
6. Nedostatečné vysvětlení širších souvislostí – u složitějších či dlouhodobějších úkolů je proto třeba vysvětlit, proč je úkol důležitý, co jeho splnění přinese a jak zapadá do širšího kontextu úkolů organizačního útvaru nebo organizace jako celku.
7. Úkoly, jejichž splnění zaměstnanec nemůže ovlivnit – často jde o úkoly podniku jako celku, které jsou zadávané osobám na nižším stupni podnikové hierarchie, například středním manažerům, které jejich splnění nemohou nijak ovlivnit. Příkladem může být úkol dosáhnout spokojenosti podnikových zákazníků, který je zadáván i zaměstnancům nebo vedoucím, kteří se zákazníky podniku nepřicházejí do kontaktu. Úkoly, které tito zaměstnanci dostávají, by, jinými slovy, měly odpovídat povaze a smyslu jejich pozice v organizaci.