V tomto článku si řekneme, jak můžeme využít auto jednatele ve své firmě. Jsou firmy, které potřebují ke svému fungování auto, ale zatím na něj nemají volné prostředky. Je tu tedy možnost využít osobní auto jednatele firmy.

Ukážeme si jak dostat náklady na služební cesty soukromým autem jednatele do s. r. o.

1.  Cestovní náhrady

Z pohledu zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) je jednatel, který pobírá odměnu jednatele, považován za zaměstnance (viz § 6 odst. 1 ZDP). Z tohoto důvodu může jednatel pobírat cestovní náhrady za stejných daňových podmínek jako zaměstnanec v pracovním poměru. Vyplácení cestovních náhrad za použití vlastního auta ke služebním cestám je nejsnazší cestou, jak uplatnit náklady na služební cesty jako daňové.

Vyplacené cestovní náhrady až do výše pro tzv. „státní zaměstnance“ jsou u zaměstnance osvobozené od daně z příjmů dle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP. A také od sociálního a zdravotního pojištění. Cestovní náhrady nad limit podléhají zdanění.
 
Jednateli je třeba vyplácet veškeré cestovní náhrady. To znamená, že není možné mu vyplácet pouze náhrady za vlastní auto a nevyplácet stravné. A to ani v případě, že se ho jednatel dobrovolně vzdá. Důvodem je skutečnost, že je na jednatele při vyplácení cestovních náhrad pohlíženo jako na zaměstnance a zaměstnanec se nemůže cestovních náhrad vzdát.
 
Nárok na cestovní náhrady a jejich výše by měly být upraveny ve vnitřním předpisu zaměstnavatele, popř. ve smlouvě s jednatelem.

2. Výpočet cestovních náhrad jednatele

Náhrada jízdních výdajů se stanoví podle § 157 zákoníku práce (dále jen „ZP“) a skládá se ze dvou složek. Z náhrady výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu za každý ujetý kilometr a ze sazby základní náhrady za 1 km.

Sazbu základní náhrady za 1 km a cenu za pohonné hmoty stanoví každý rok vyhláška. Pro rok 2016 je to vyhláška č. 385/2015 Sb., která stanovila sazbu základní náhrady za 1 km ve výši 1 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek a 3,80 Kč u osobních silničních motorových vozidel.
 
Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí ZP činí:

-       29,70 Kč u benzinu natural 95 oktanů,

-       33,00 Kč u benzinu natural 98 oktanů,

-       29,50 Kč u motorové nafty.

Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množstvím spotřebované pohonné hmoty.
 
Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou.
 
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu (viz § 158 ZP).
 
Výhody:

-       lze reagovat poměrně pružně na potřebu použít auto ke služební cestě,

-       náklady na pohonné hmoty a údržbu auta se počítají podle zákona – jsou předem známé,

-       používání auta na služební cestě není považováno za zahrnutí do obchodního majetku – příjem z prodeje bude při splnění dalších podmínek § 4 odst. 1 písm. c) ZDP osvobozen od daně.

Nevýhody:

-       s. r. o. nemůže přímo uplatnit náklady na provoz auta – doklady za pohonné hmoty, opravy auta, odpisy auta apod. jsou již obsažené v náhradách za použití auta,

-       nelze uplatnit nárok na odpočet DPH z přijatých plnění na provoz auta,

-       zaměstnavatel musí zaplatit silniční daň, a to buď ve výši 25 Kč za každý den použití auta, nebo ve výši 1/12 roční sazby silniční daně za každý měsíc, ve kterém bylo auto jednatele použito ke služební cestě. Zaměstnavatel si může vybrat, jakou z metod výpočtu daně použije, ale v jednom roce je nemůže u téhož vozidla vzájemně kombinovat.

3. Nájem auta s.r.o.

Jednatel může auto s. r. o. pronajmout. Nicméně jednatel je s „eseróčkem“ spojenou osobou, a proto musí být nájemné sjednáno v obvyklé výši ve smyslu § 23 odst. 7 ZDP.

Nájemné je daňovým nákladem nájemce (s. r. o.) v období, se kterým věcně a časově souvisí. Náklady na nájemné je tedy třeba v s. r. o. časově rozlišovat.
 
Nájemné soukromého auta je u pronajímatele (jednatele) vždy zdanitelný příjem, a to příjem dle § 9 ZDP. Zdanitelným příjmem pronajímatele (jednatele) je také nepeněžní plnění v podobě technického zhodnocení provedené a hrazené nájemcem, pokud k němu dojde.
 
Nájemce a pronajímatel by měli písemně uzavřít smlouvu o nájmu dopravního prostředku, kde blíže upraví podmínky nájmu – např. výši nájemného, které náklady hradí nájemce a které pronajímatel atp. Náklady na údržbu auta, které má podle smlouvy hradit nájemce, jsou daňovým nákladem společnosti s ručením omezeným.
 
Výhody:

-       nájemné je daňový náklad s. r. o., pokud je v obvyklé výši,

-       jako daňový náklad lze uplatnit i náklady na údržbu vozidla, které je nájemce v nájemní smlouvě zavázán hradit,

-       lze uplatnit paušální výdaje na dopravu dle § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP, pokud vozidlo není celý měsíc používáno k soukromým účelům jednatele či jiných zaměstnanců s. r. o. ani není celý měsíc přenecháno k užívání jiné osobě než s. r. o. Pokud je auto používáno i soukromě, nelze paušální výdaje na dopravu uplatnit, ale lze uplatnit skutečné výdaje na pohonné hmoty a parkovné dle knihy jízd v poměrné výši,

-       lze uplatnit odpočet DPH z přijatých zdanitelných plnění na údržbu auta dle nájemní smlouvy, pokud je auto používáno k ekonomické činnosti s. r. o. Pokud je auto používáno jak k ekonomické, tak k neekonomické (k soukromým účelům) činnosti, lze uplatnit odpočet v poměrné výši.

Nevýhody:

-       nájemné musí být v obvyklé výši,

-       je třeba vyřešit situaci, kdy jednatel bude chtít auto pronajaté s. r. o. používat i soukromě – jak u s. r. o., tak u zaměstnance,

-       jednatel musí zdanit příjmy z nájmu a případně i nepeněžní příjem z technického zhodnocení hrazeného nájemcem,

-       případný prodej auta pravděpodobně nebude osvobozen od daně z příjmů – vozidlo bylo zahrnuto v obchodním majetku.

4. Vklad auto do firmy

Jednatel může automobil do s. r. o. vložit jako bezúplatný vklad, a to jak do základního kapitálu, tak i mimo základní kapitál. V tomto případě přestane být vlastníkem automobilu jednatel a stane se jím s. r. o. Poté již s. r. o. s autem disponuje běžným způsobem jako se svým majetkem.

Automobil se v účetnictví s. r. o. zařazuje v hodnotě určené znaleckým posudkem na účet 022.
 
Pro účely daně z příjmů pokračuje s. r. o. v daňových odpisech započatých jednatelem (§ 30 odst. 10 ZDP). Nebyl-li automobil dosud daňově odepisován, zahájí s. r. o. odepisování z daňové vstupní ceny, která se stanoví následujícím způsobem.
 
Byl-li automobil pořízen v době kratší než pět let před vložením do obchodní korporace, ocení se pořizovací cenou. Byl-li automobil pořízen v delší době, použije se pro daňové odpisy cena dle znaleckého posudku (§ 24 odst. 7 písm. b) ZDP).
 
Výhody:

-       s. r. o. se stává vlastníkem auta a může uplatňovat veškeré náklady související s vlastnictvím auta,

-       s. r. o. nemusí disponovat finančními prostředky na úhradu auta.

Nevýhody:

-       jednatel přestává být vlastníkem auta – nemá právo s ním disponovat ani na vrácení vozidla,

-       při prodeji auta musí s. r. o. odvést daň z příjmů, případně i DPH, pokud je plátcem DPH,

-       rozdílná účetní a daňová zůstatková cena auta.

5.  Prodej auto do firmy

Jednatel může automobil s. r. o. prodat na základě kupní smlouvy. V tom případě přestává být vlastníkem automobilu jednatel a stává se jím s. r. o.

Při prodeji je třeba respektovat cenu obvyklou ve smyslu § 23 odst. 7 ZDP.
 
Výhody:

-       s. r. o. se stává vlastníkem auta a může uplatňovat veškeré náklady související s vlastnictvím auta.

Nevýhody:

-       jednatel přestává být vlastníkem auta – nemá právo s ním disponovat ani na vrácení vozidla,

-       při prodeji s. r. o. je třeba respektovat cenu obvyklou,

-       s. r. o. musí disponovat finančními prostředky na úhradu auta,

-       při prodeji auta musí s. r. o. odvést daň z příjmů a případně DPH, pokud je plátcem DPH.