Rozhodli jste se přijmout zaměstnance a nevíte, jaké formuláře jste povinni vyplnit a kam odeslat? To vše si řemene v tomto článku. Jako první je potřeba se zaměstnancem podepsat pracovní smlouvu, popř. mzdový výměr pokud není součástí smlouvy. Dále je potřeba nového zaměstnance přihlásit na úřadech.

1.      OSSZ- formulář- Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)

Návod k vyplnění:

Typ akce: 1 (Nástup)

Kód OSSZ: pokud použijete interaktivní formulář přes program 602 Form filler, kód se vyplní sám poté, kdy z nabídky vyberete místně příslušnou OSSZ.

Datum nástupu do zaměstnání: vyplníte podle údaje z pracovní smlouvy dotyčného zaměstnance.

Základní identifikace zaměstnance: většinu požadovaných údajů naleznete v OP zaměstnance. Pouze rodné příjmení může být problém.

Identifikace zaměstnavatele: v této části by vás mohlo zaskočit pouze vyplnění v. s. – tento variabilní symbol máte přidělený přímo od OSSZ.

Údaje o zdravotní pojišťovně: jedná se o zdravotní pojišťovnu, u které je přihlášen nově nastupující zaměstnanec. V interaktivním formuláři vyberete z nabídky.

Datum vyplnění formuláře:  zaměstnanec by měl být na OSSZ přihlášen do 8 kalendářních dnů od data nástupu do zaměstnání.

Jestliže formulář vyplňujete v programu Software 602 Form filler, pak se vám na konci objeví nabídka – uložit formulář na disk v pdf formě a odeslat formulář prostřednictvím datové schránky ve formátu xml.

2. Zdravotní pojišťovny- formulář- přihláška k příslušné pojišťovně nového zaměstnance

Návod k vyplnění:

1) Pokud nový zaměstnanec přísluší k pojišťovně, u které ještě jako zaměstnavatel nejste registrováni (žádný jiný váš podřízený není u této pojišťovny přihlášen), pak musíte nejprve přihlásit organizaci. Jestliže, nový zaměstnanec přísluší ke stejné pojišťovně, jako již některý další z vašich zaměstnanců, pak by organizace u této pojišťovny již měla být přihlášena a již nepřihlašujete.

Organizaci k pojišťovně přihlašujete prostřednictvím formuláře „Přihláška zaměstnavatele – plátce pojistného“ – každá pojišťovna vydává vlastní formulář. Z internetu si vždy stáhněte formulář příslušné pojišťovny.

Identifikace zaměstnavatele – oddíl 1 je rozdělen do tří skupin. Pro právnické osoby, pro organizační jednotky právnických skupin a pro fyzické osoby. Vyberete si skupinu, do které jste jako zaměstnavatel zařazen.

Číslo plátce pojistného: uvedete IČO organizace právnické osoby nebo rodné číslo u fyzické osoby.

Právní forma: právní forma vaší organizace (s. r. o., a. s.)

Právní subjektivita plátce: znamená způsobilost k právním úkonům vaší organizace.

Číslo účtu: vyplníte číslo účtu společnosti, ze kterého budou odesílány pravidelné platby na účet pojišťovny při mzdových odvodech.

Den splatnosti pojistného: den výplaty mezd ve vaší společnosti.

Na pojišťovnu zasíláte datovou schránkou ve formátu pdf.

Samotného zaměstnance přihlašujete pomocí formuláře „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Na tento formulář vyplňujete veškeré změny za dané období. Můžete vyplnit i pro více zaměstnanců. Formulář slouží nejen k oznámení o nástupu do zaměstnání, ale i k oznámení o odchodu ze zaměstnání, nebo o odchodu zaměstnankyně na mateřskou dovolenou, odchodu do důchodu, atd. K rozlišení těchto jednotlivých změn uvedete na formuláři kód změny. Pro informaci o nástupu do zaměstnání uvedete kód P.

Číslo pojištěnce: rodné číslo nového zaměstnance

Datum změny: datum nástupu do zaměstnání podle pracovní smlouvy.

Dále uvedete osobní údaje zaměstnance.

V oddíle identifikace zaměstnavatele vypíšete údaje týkající se firmy.

Jako číslo plátce pojistného zadáte vaše IČ.

V neposlední řadě nezapomeňte na údaj v záhlaví – období, ve kterém zaměstnanec nastupuje. Uvádí se dvoumístný údaj měsíce a čtyřmístný údaj roku. Naopak v zápatí formuláře neopomeňte vyplnit datum vyplnění. Tento datum by měl být opět nejpozději 8 kalendářních dnů od data nástupu nového zaměstnance do pracovního poměru.