V dnešním článku si řekneme něco o osobních údajích zaměstnanců. Stěžejním právním předpisem, který každý zaměstnavatel musí mít na paměti, je zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, který reguluje zpracovávání osobních údajů a také zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který se získáváním a zpracováváním osobních údajů věnuje na několika místech, když jednak vymezuje údaje, které může, respektive nemůže zaměstnavatel požadovat od uchazečů o zaměstnání či již přímo od zaměstnanců, a následně upravuje osobní spis zaměstnance.

 Výčet informací, které nemůže zaměstnavatel požadovat od osob ucházejících se o zaměstnání, se nachází též v zákoně č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.

V první fázi může zaměstnavatel od osoby ucházející se o zaměstnání požadovat jen takové osobní údaje, které odpovídají stanovenému účelu výběru zaměstnance a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu. Jedná se hlavně o údaje, které jsou nezbytné k uzavření pracovněprávního vztahu. Zdrojem těchto informací bude zpravidla životopis či motivační dopis, který předkládá osoba ucházející se o zaměstnání. Bude se tak jednat o tzv. osobní údaje, jako je jméno, příjmení, datum narození, bydliště, státní příslušnost, informace o dosaženém vzdělání, praxi apod.

 Ve vztahu k informacím, které zaměstnavatel nemůže požadovat od osoby ucházející se o zaměstnání, obsahuje zákon o zaměstnanosti v ustanovení § 12 demonstrativní výčet „zakázaných údajů“. Jedná se o informace ve vztahu k národnosti, rasovému či etnickému původu, politickým postojům, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofickému přesvědčení nebo sexuální orientaci. 
Zaměstnavatel nemůže rovněž vyžadovat informace, které by odporovaly dobrým mravům, a informace, které by zaměstnavateli nesloužily k plnění povinnosti. Mezi informace bezesporu nesouvisející s uzavřením pracovního poměru bude třeba patřit údaj o rodinném stavu či o počtu dětí apod.

Po uzavření pracovněprávního vztahu vzroste potřeba zaměstnavatele evidovat větší množství osobních údajů o zaměstnancích. Je to dáno nutností zaměstnavatele splnit veškeré jeho povinnosti v pracovněprávních vztazích plynoucích jak ze zákoníku práce, tak i z jiných právních předpisů (např. z oblasti zdravotního, důchodového či nemocenského pojištění). Ale vždy musí být splněna podmínka, že zaměstnavatelem požadované údaje musí souviset s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem.
 
 „Zakázané informace“ ve smyslu zákoníku práce by bylo možné rozdělit do dvou skupin, z nichž první skupinu by tvořily údaje, které zaměstnavatel po zaměstnanci za žádných okolností vyžadovat nemůže, a druhou skupinu by zahrnovaly údaje, k jejímž zjišťování by byl zaměstnavatel oprávněn, pokud by nastal věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a to za předpokladu, že je tento požadavek přiměřený, nebo v případě, že tak stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis.
 
Do první skupiny spadají údaje o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích a příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti. Ohledně těchto informací pro zaměstnavatele platí absolutní zákaz, který by mohl být prolomen pouze v případech stanovených buď samotným zákoníkem práce, nebo jiným zvláštním právním předpisem.
 Na uvedené informace zákon o ochraně osobních údajů nahlíží jako na tzv. citlivé údaje, se kterými je spojena větší míra ochrany. A zaměstnavateli je zakázáno opatřovat si takové údaje jakýmkoliv způsobem, tedy ať již přímo od zaměstnance, nebo prostřednictvím třetích osob.
 
Ve skupině druhé se bude jednat o údaje o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti. Obecně by je zaměstnavatel neměl od zaměstnance zjišťovat, ale mohou nastat situace, při kterých je požadavek zaměstnavatele ohledně těchto informací zcela namístě.
 
Údaje, které zaměstnavatel, v souladu s výše nastíněnými pravidly, o zaměstnanci nashromáždil, mohou být uchovávány v rámci tzv. osobního spisu zaměstnance. Zaměstnavatel má totiž právo v souladu se zákoníkem práce vést o svém zaměstnanci osobní spis, přičemž toto právo mu vyplývá z ustanovení § 312 zákoníku práce.
 
Osobní spis by bylo možné označit jako soubor dokumentů zaznamenávajících průběh personální činnosti. Součástí osobního spisu tak mohou být například dokumenty vztahující se k:

-       osobě zaměstnance, jeho vzdělání a kvalifikaci, např.:

    životopis, osobní dotazník, potvrzení o zdravotní způsobilosti zaměstnance, výpis z rejstříku trestů

    doklady o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, zápočtový list či pracovní posudek od předchozího zaměstnavatele,

-       uzavřenému pracovněprávnímu vztahu, např.:

   pracovní smlouva, dohoda o provedení práce či pracovní činnosti, náplň práce, platový/mzdový výměr, včetně dodatků a změn

   doklady o absolvovaných školeních

   dohody o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování či o srážkách ze mzdy/platu,evidence pracovní doby,      

dohody o změnách pracovního poměru, přeložení, převedení

   doklad o rozvázání pracovního poměru, včetně podkladů k němu směřujících, ale také případný rozsudek soudu o neplatnosti rozvázání pracovního poměru

-       údajům pro účely zdravotního, nemocenského či důchodového pojištění.

Tyto dokumenty jsou zdrojem základních osobních údajů zaměstnance, jako je jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, státní občanství nebo trvalý pobyt.
 
Osobní spis však může obsahovat i další údaje, které mohou sloužit nějakému konkrétnímu účelu, jako například číslo účtu pro účely zasílání mzdy či platu.

Protože osobní (personální) spis obsahuje zaměstnancovy osobní údaje, vztahuje se na jejich zpracovávání a ochranu zákon o ochraně osobních údajů, který je, jak už bylo výše řečeno, obecným právním předpisem, jenž upravuje oblast ochrany osobních údajů.
 
Zákon o ochraně osobních údajů rozlišuje jednak osobní údaje jako takové a dále tzv. citlivé údaje. Přičemž citlivým údajem je údaj o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě a dále sem patří také genetický údaj či biometrický údaj.
 
Obecně platí, že osobní údaje mohou být správcem (tedy z pohledu pracovněprávních vztahů zaměstnavatelem) zpracovávány pouze, pokud s tím vysloví souhlas subjekt údajů (tedy zaměstnanec).
 
Zaměstnavatel má právo (příp. povinnost) zpracovávat osobní údaje zaměstnance, avšak pouze po dobu, po kterou trvá účel směřující k jejich zpracovávání. Oprávnění vést osobní spis zaměstnance je proto nerozlučně spjato s trváním pracovněprávního vztahu.
  
Přístup k osobním údajům zaměstnance prostřednictvím práva nahlížet do osobního spisu zaměstnance  náleží vedoucím pracovníkům, kteří jsou nadřízeni zaměstnanci, a dále některým státním orgánům, jako je orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.
 Kontrolním orgánům (vnějším kontrolním orgánům) není uděleno právo nahlížet do osobního spisu, nicméně mohou požadovat předložení jednotlivých písemností z osobního spisu.