Pokud jste se rozhodli založit si svoji společnost tak v tomto článku se dozvíte jak postupovat při zápisu do obchodního rejstříku.   Zápis do obchodního rejstříku je nyní jednodušší než dříve. Všechny návrhy na zápis, změnu či výmaz je nutné podávat výhradně prostřednictvím elektronicky vyplněného formuláře. Vyplývá to z § 18 a následujících zákona o veřejných rejstřících a také § 17 nařízení vlády č. 351/2013 Sb. Dle těchto ustanovení je nutné, aby všechny návrhy na zápis, změnu či výmaz ve veřejném rejstříku, jež spadají do kompetence příslušného soudu, byly podávány výhradně prostřednictvím elektronicky vyplněného formuláře, které jsou dostupné na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti.
Do obchodního rejstříku se zapisují (dle § 42 zákona o veřejných rejstřících):

• obchodní společnosti a družstva,
• fyzické osoby,

-       které jsou podnikateli, mají bydliště v České republice a požádají o zápis, a

-       uvedené v § 43, které podnikají na území České republiky, a požádají zápis, a

• další osoby, stanoví-li povinnost jejich zápisu tento nebo jiný zákon.

Na výběr máme ze dvou formulářů:

-inteligentní formulář

-online do Sbírky listin

V našem případě půjde o první možnost, a to inteligentní formulář. Velkou výhodou je, že ve výsledku si budete moci formulář stáhnout ve formátu PDF. Ten doplníte potřebnými přílohami a následně jej můžete zaslat příslušnému rejstříkovému soudu, a to buď elektronicky, nebo v listinné podobě. Je možné vybrat si jednu z následujících variant:

- změna zapsaných údajů

- prvozápis

-výmaz

-fúze

-rozdělení

-změna právní formy

-převod jmění na společníka

-předregistrace

  
V dalším kroku vybereme soud, kterému je návrh určen. Místní příslušnost soudu je určena dle navržené adresy sídla firmy. Následně vybereme druh podání, kdy můžeme zvolit možnost Návrh, nebo Doplnění/úprava již podaného návrhu. V našem případě zvolíme Návrh. V případě, že se jedná o prvozápis, nesmíme zapomenout vyplnit číselný kód ID RZP. Pokud byste nevěděli, o jaký údaj jde, naleznete jej na výpisu z živnostenského rejstříku. 
Další sekcí je tzv. Předmětná část. Zde vyplníte následující údaje (pokud se vás týkají)

Jakmile máte veškeré údaje v této kapitole vyplněné, kliknete ve spodní levé části obrazovky na „uložit“. Velmi dobrou kontrolou pro to, zda požadované údaje správně a úplně vyplňujete, je také oznámení ve spodní části obrazovky „Seznam chyb a upozornění“. Dokud zde svítí jakékoli číslo větší než „0“, znamená to, že jste při vyplňování na něco zapomněli. Pokud toto hlášení rozkliknete, zobrazí se detailní přehled, který údaj je třeba ještě doplnit, případně upravit.
 Po vyplnění úvodní části a předmětné části zbývá vyplnit tzv. závěrečnou část. Klikneme proto na pole „Vyplnit závěrečnou část“. Čeho konkrétně se tato část týká? Uvádí se zde údaje společné pro všechny typy návrhů a právní formy. Patří sem:

-seznam navrhovatelů

-požadované datum provedení zápisu

-seznam osob, které budou formulář podepisovat (pro vytvoření podpisových polí)

-seznam příloh

-místo a datum vyplnění formuláře.

Jakmile máme požadované údaje zaznamenány, opět klikneme na „uložit“ a tím se vrátíme na úvodní přehled. Vyplněný formulář zobrazíme kliknutím na „Náhled formuláře“. Zobrazí se nám dokument ve formátu PDF nazvaný „Návrh na zápis zapsaných údajů do obchodního rejstříku. Takto vytvořený návrh je však skutečně pouze „návrhem“ – při otevření vygenerovaného souboru uvidíte vodoznakem vepsaný nápis „Náhled dokumentu“, a to na každé straně tohoto návrhu.
 
Abyste dokument mohli odeslat, je potřeba kliknout na další možnost, a tou je „Generovat podání“. Po kliknutí na tento odkaz budete mít na výběr následující tři možnosti odeslání formuláře:

-       Použiji kvalifikovaný elektronický podpis – použijte tuto možnost v případě, že si přejete formulář odeslat běžnou elektronickou poštou nebo přes datovou schránku. Stažený formulář je nutné nejdříve elektronicky podepsat a následně, včetně všech potřebných příloh, jej odeslat na e-mailovou adresu podatelny příslušného rejstříkového soudu nebo do datové schránky daného rejstříkového soudu. Pro doručení do datových schránek je možné, jak je dále uvedeno, zvolit variantu bez podpisu.

-       Vytisknu a opatřím úředně ověřeným podpisem – v případě, že vám nevyhovuje použít výše zmíněný způsob zaslání dokumentu, je možné si formulář vytisknout a opatřit jej úředně ověřenými podpisy. Poté přiložíte k formuláři přílohy a zašlete jej běžnou poštou na adresu příslušného rejstříkového soudu.

Nesmíme zapomenout na to, že zakladatelské dokumenty kapitálových společností a jejich případné změny musí mít formu notářského zápisu. Pokud se ptáte, co se rozumí zakladatelskými dokumenty, jde o:

-       zakladatelskou listinu společnosti s ručením omezeným, kterou zakládá jediný společník

-       -společenskou smlouvu u společnosti s ručením omezeným, kterou zakládá více společníků

-       -stanovy u akciové společnosti.

Jde-li o průběh ustavující schůze a rozhodnutí o přijetí stanov družstva, pak zde platí, že se také tento úkon osvědčuje notářským zápisem.