Daňová evidence slouží především ke správnému stanovení základu daně z příjmů. Pro daňovou evidenci není předepsána žádná forma, jak by měla vypadat. Pokud podnikatelé nejsou účetní jednotkou ve smyslu ustanovení § 1 zákona o účetnictví(zákon č. 563/1991 Sb.), pak mohou vést daňovou evidenci nebo uplatňovat výdaje stanovené procentem z příjmů.
Daňová evidence dle ustanovení § 7b zákona o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.) slouží především ke správnému stanovení základu daně z příjmů, ale podnikateli může poskytnout též užitečné informace a přehled o stavu a pohybu jeho majetku a dluhů.
 
Daňová evidence má za povinnost poskytnout přehled o příjmech a výdajích, majetku a dluzích a je již na samotném podnikateli, jakým způsobem tuto evidenci povede. Zároveň registrovaní plátci DPH musí prostřednictvím daňové evidence zajistit správné stanovení daně z přidané hodnoty.
   
Daňová evidence se stejně jako účetnictví opírá o prvotní doklady, které zaznamenává, třídí a sumarizuje. Mezi nejčastěji používané doklady patří:

• faktury přijaté,
• faktury vydané,
• příjmové pokladní doklady,
• výdajové pokladní doklady,
• bankovní výpisy,
• příjemky,
• výdejky,
• vnitřní účetní doklady (například výplatní listina).

V praxi se v daňové evidenci používají zejména tyto knihy:

• deník příjmů a výdajů, kde se sledují příjmy (výdaje), a to k datu přijetí platby (zaplacení),
• kniha pohledávek a dluhů, která obsahuje informace, o jaké pohledávky (dluhy) se jedná, v jaké výši a vůči komu,
• ostatní knihy či karty – kniha jízd, pokladní kniha, karty dlouhodobého majetku, karty zásob, karty úvěrů a půjček atd.

 
Na začátku podnikání musí podnikatel sestavit přehled o svém obchodním majetku a dluzích, kde uvede peněžní prostředky vložené do podnikání (na bankovní účet či do pokladny), vložený hmotný i nehmotný majetek, popřípadě úvěry a půjčky vzniklé k datu zahájení podnikání. K dlouhodobému majetku vytvoří evidenční karty.


K počátku zahájení podnikání a poté vždy na začátku nového zdaňovacího období podnikatel otevírá knihy a musí vypracovat seznam otevíraných složek daňové evidence a seznam používaných zkratek.
 
Do „deníku příjmů a výdajů“ z časového hlediska vstupují:

• transakce, které se uskutečnily před zahájením činnosti podnikatele (zřizovací výdaje),
• transakce v průběhu zdaňovacího období,
• úpravy prováděné před uzavřením deníku příjmů a výdajů (zvyšující či snižující základ daně).

Plátce DPH je povinen evidovat daň na vstupu a výstupu, přičemž musí zajistit návaznost mezi pokladnou, běžným účtem a přijatými a vydanými fakturami. DPH se sleduje v „knize pohledávek a dluhů“ a až v okamžiku, kdy dojde ke skutečnému pohybu peněžních prostředků, se zapisuje do „deníku příjmů a výdajů“.
 
Pro stanovení daňové povinnosti k DPH je rozhodující datum uskutečnění zdanitelného plnění. Pokud podnikatel dodává zboží do jiného členského státu EU (či z něj zboží pořizuje), je povinen evidovat toto zboží podle jednotlivých států.

výdajů“.
 Od ledna 2013 musí všichni plátci DPH (včetně plátců vedoucích daňovou evidenci) přiznat daň z přijaté zálohy, i když zdanitelné plnění nastane později.

Daňovou evidenci je potřeba na konci účetního období uzavřít. V nás již známém „deníku příjmů a výdajů“ je vhodné na konci roku ověřit, zda jsou správně zachyceny a doklady podloženy všechny příjmy a výdaje, jestli jsme například omylem nezapsali do deníku nedaňové transakce. Rozdíl mezi zdanitelnými příjmy a daňovými výdaji bude výchozím údajem pro stanovení základu daně a zjištění případné daňové povinnosti.
 
Všichni podnikatelé jsou povinni k poslednímu dni zdaňovacího období provést zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů. Nepovinná (ale doporučená) je také kontrola, zda zůstatky peněžních prostředků v pokladně i na běžném účtu v evidenci odpovídají skutečným fyzickým zůstatkům.