Svolání valné hromady je povinností jednatele. Ostatní subjekty (např. společníci či členové dozorčí rady, zřizuje-li se dozorčí rada) mohou svolat valnou hromadu pouze v případech, kdy tak stanoví zákon. 

Kdy je nutné svolat valnou hromadu?

 Valná hromada se svolává zejména v následujících případech:

-  do šesti měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období za účelem schválení řádné účetní závěrky (§ 181 odst. 2 ZOK);

-  bez zbytečného odkladu poté, co jednatel zjistí, že společnosti hrozí úpadek, nebo z jiných závažných důvodů, zejména je-li ohrožen cíl sledovaný společností (§ 182 ZOK)

-  pokud o svolání valné hromady požádá kvalifikovaný společník (§ 187 ZOK)

-  za účelem volby nového jednatele, a to do jednoho měsíce od ukončení funkce jednatele (§ 198 odst. 1 ZOK)

-  za účelem volby člena dozorčí rady, pokud je zřízena, a to do jednoho měsíce od ukončení jeho funkce (§ 201 odst. 4 ve spojení s § 198 odst. 1 ZOK)

Jak svolat valnou hromadu?

Valná hromada se zásadně svolává písemnou pozvánkou zaslanou na adresu společníka uvedenou v seznamu společníků alespoň 15 dnů přede dnem konání valné hromady. Ve společenské smlouvě lze upravit i jinou formu zasílání pozvánky na valnou hromadu, a to i jinou lhůtu než je 15 dnů.
 
Lhůtu ke svolání valné hromady je možné zkrátit či prodloužit, vždy ale musí jít o takovou lhůtu, aby nemohlo dojít ke zkrácení práv společníka (tedy aby měl možnost se o valné hromadě v dostatečném předstihu dozvědět a zúčastnit se jí).

Co musí obsahovat pozvánka?

-  termín konání

-  místo konání

-  pořad jednání valné hromady

-  návrh usnesení

 
Vzdání se práva na řádné svolání valné hromady

Společníci mají možnost, aby se vzdali práva na včasné a řádné svolání valné hromady. To mohou učinit buď písemným prohlášením s úředně ověřeným podpisem, nebo ústním prohlášením učiněným na valné hromadě, které ale musí být obsaženo v zápisu o jednání valné hromady, případně v notářském zápisu, osvědčuje-li se průběh valné hromady notářským zápisem.

Zápis z valné hromady
Jednání každé valné hromady musí být zaznamenáno v zápisu z valné hromady a to i v případě, že se z jednání valné hromady stejně tak pořizuje notářský zápis. K tomuto zápisu je pověřen valnou hromadou speciálně zvolený zapisovatel, který pak ještě s dalším orgánem valné hromady, jde-li o společnost s ručením omezeným zápis podepisuje. K samotnému vyhotovení zápisu je již pak oprávněn kterýkoliv z jednatelů. Jak v případě společnosti s ručením omezeným, tak i v akciové společnosti je nutné dodržet náležitosti zápisu o valné hromadě, který musí obsahovat:

 1. Firmu a sídlo společnosti

2. Místo a dobu konání valné hromady
3. Jméno předsedy valné hromady, zapisovatele, ověřovatele zápisu a osob pověřených sčítáním hlasů

4. Popis projednání jednotlivých bodů programu valné hromady

5. Rozhodnutí valné hromady s uvedením výsledů hlasování 

6. Obsah protestu, akcionáře, člena představenstva nebo dozorčí rady týkajícího se rozhodnutí valné hromady, jestliže o to protestující požádá

K zápisu se přiloží návrhy a prohlášení, předložené na valné hromadě k projednání, a listina přítomných na valné hromadě.

-je to v podstavě rozhodnutí společníků o schválení roční závěrky a rozdělení zisku nebo rozhodnutí co naloží se ztrátou, provede se notářský zápis, a následný zápis do OR - povinnost zveřejnění účetní závěrky je splněna předáním rejstříkovému soudu a uložením do sbírky listin obchodního rejstříku podle zvláštního právního předpisu. Uvedené dokumenty se podávají pouze v elektronické podobě ve formátu PDF a mohou být zasílány elektronickou poštou nebo na datovém nosiči CD-R.