Volné pozice/Kariéra | Blog | Pro média | Kontakt | |

Zůstaňte informovaní

Přihlašte se k odběru článků, rozhovorů a novinek od New Wave Service zdarma.

New Wave Service nebude sdílet Váš e-mail s žádnou jinou organizací a umožní Vám kdykoliv se odhlásit.

8 klíčových tipů jak efektivně hospodařit s časem

  • 0

Neztraťte se v čase a naučte se jak efektivně hospodařit s časem! I drobné změny mohou mít velký přínos pro firmu či vás mohou nasměrovat nahoru v kariérním postupu. Snažte se využívat čas ve svůj prospěch a vlastní potenciál zúročte co nejvíce. Aktuálnost a průběžná informovanost vám pomohou zapracovat na tom, abyste efektivně a rychle zvládali všechny oblasti vašeho podnikání.

 

1/ Telefonování

Zvonící telefon nejednomu z nás ubral drahocenný čas. Dá se to přirovnat překážkám při chůzi za konkrétním účelem. Jdete někam, za nějakým cílem, koncentrujete se, nemůžete se zdržovat, ale přesto vám někdo pořád podráží nohy. Po vyrušení telefonátem vyžaduje návrat k dané problematice čas a koncentraci. Tím se dostáváte do časové tísně či rovnou musíte přistoupit k možnosti, že nestihnete naplánovanou práci nebo nedodržíte, co jste slíbili. Čím více je vaše práce kreativní, tím více musíte pracovat na tom, abyste pracovali v prostředí, které neruší. Nejlepším řešením je vypnutí mobilu.

 

Chci efektivně hospodařit s časem. Co mám dělat, když zapnutý mobil zazvoní?
- Po zazvonění mobilu se ihned rozhodněte, zda se jedná o vyrušení malé (nedůležité), nebo velké (důležité). Snažte se během tří vteřin rozhodnout, jestli je hovor pro vás přínosný.

Kdo volá? Neznámé číslo? Manželka z porodnice? Dle svých hodnot určete, zda se jedná o záležitost velké či menší důležitosti.

- Pokud se jedná o na první pohled méně důležitou věc, odložte hovor na později.
- Jedná-li se o významnou záležitost (volá šéf či důležitý klient), přerušte dosavadní činnost, uklidněte mysl, zvedněte telefon a plně se věnujte požadavkům a potřebám volajícího. Po hovoru se opět v klidu nalaďte na předchozí činnost.

 

2/ SMS a e-maily

SMS
Pro SMS platí to samé, co jsem uvedl u telefonátů. SMS mají bezesporu své výhody, neruší adresáta (kromě krátkého zvukového oznámení), pokud vám přijde SMS, není nutné ihned na ni reagovat a přerušovat jednání. Věnujte se jejímu vyřízení při první možné pauze. Výhodou odepisování je možnost promyslet si správné formulování hlavní myšlenky. SMS také nutí člověka, aby byl stručný a výstižný.

 

Jak napsat SMS, abyste z ní měli maximální přínos:
Vyjadřujte se výstižně. Proč po adresátovi něco chcete, co konkrétně po něm chcete, a co bude z toho mít, když vám vyhoví.

Obecná struktura správně napsané esemesky: popis problému – jeho řešení – přínos

 

E-maily
Denně musíte zvládnout spoustu e-mailů. V tomto případě se hodí technika rychločtení. Tiché čtení je též výborným nástrojem zpracování informací v krátkém čase a efektivní hospodaření s časem.

Nikdy neseďte nečinně nad otevřenou e-mailovou schránkou. Pracujte na tom, abyste zbytečně neztráceli čas čekáním na odpověď. E-maily nejsou chat. Místo toho v e-mailu slušně a jednoduše zdůrazněte kdo, co, do kdy má být hotovo, aby se stalo….

 

Po příchodu e-mailu udělejte rychlou analýzu, abyste měli představu o přínosnosti jeho obsahu. Na správně provedenou analýzu by mělo navázat minimálně sedm možných kroků:

  1. Nečíst
  2. Na 99 % smazat
  3. Odložit
  4. Delegovat
  5. Projít e-mail, najít potřebné, případně potvrdit nepřítomnost určitého údaje, apod.
  6. Zjistit si informace na střední úrovni (vyjádřete podstatu maximálně v sedmi bodech, vystihněte zhruba třemi větami hlavní myšlenku)
  7. Nastudovat, mít detailní přehled o daném obsahu

 

Další tipy naleznete zde

 

Kategorie: Články







blog comments powered by Disqus