Mějte vypracovaný stručný postup pro celou dobu zaškolování. Realizujte si například to s kým, kdy a proč nového zaměstnance seznámit. Vyšetřete si čas na vzájemné rozhovory s ním. A pravidelně ověřujte, co a jak v průběhu zaškolování běží, co nový zaměstnanec potřebuje, co mu jde lépe a v čem naopak potřebuje podporu. Návody jsou důležitým doplňkem, ale musí být pevně spojeny s osobní asistencí.

1. Buďte na příchod nového zaměstnance připraveni

Situaci nově příchozímu ulehčíte například tím, když bude vidět, že je s ním počítáno. Stačí, aby měl na svém pracovišti přichystáno vše, co bude k práci potřebovat. Ještě před nástupem zajistěte, aby měl na svém pracovišti uklizeno, na stole připraven funkční počítač, kancelářské potřeby a další zařízení, bez kterých by nemohl pracovat. Je tedy nutné před nástupem nového člena týmu zaměstnat přípravou jeho místa stávající kolegy.

2. Úvodní představení a seznámení s firmou

Vedoucí by měl mít na starosti pouze úvodní představení. Následnou procházku po pracovišti by měl s novým kolegou absolvovat někdo ze stávajících zaměstnanců. Tento vybraný člověk by měl ze začátku fungovat jako záchytný bod a doprovodit nového kolegu například na oběd a seznámit ho s dalšími lidmi z jiných úseků. Rychlé zespolečenštění je důležité nejen kvůli řešení problémů, ale i dobré náladě mezi zaměstnanci.

3. Kdy, kde, jak, proč?

Nový zaměstnanec musí mít jasně vytyčené pole působnosti. K tomu pomáhají takzvané upravené plány nebo obvyklejší návody. Při jejich sestavování se řiďte základními otázkami: jak, kdy, kde, v kolik, s kým a nezapomeňte na velmi důležité proč. Zaměstnanec bude schopen jakoukoli činnost vykonávat mnohem snáz, když mu dokážete vysvětlit, proč má k cíli jít právě vámi stanovenou cestou.

Při sestavování tohoto plánu mějte na paměti, že musí obsahovat nejen popis pracovní náplně, ale i nastínění hodnocení pracovního výkonu, termíny dosažení samostatnosti a také seznámení s firemní historií a kulturou nebo motivační složky.

4. Školitele vybírejte s uvážením

Nejlepší zaměstnanec nebo vedoucí? Musíme mít jistotu, že se nový zaměstnanec dozví vše podstatné. Nového zaměstnance by měl zaškolovat pracovník, který ho dokáže naučit vše potřebné do posledního detailu. Vedoucí to v praxi většinou nedělá. Měl by se však s novým zaměstnancem pravidelně vídat a dobře mu vysvětlit, co od něj očekává. Na přizpůsobení nového kolegy spolupracuje manažer s lidmi ze svého týmu. Manažer ho seznamuje s firemní kulturou, strategií, rolí svého týmu v ní, cíly na dané období, nastavuje spolupráci. Jednotliví kolegové jsou pak průvodci v procesech, při práci v konkrétních aplikacích a systémech.

5. Do zaškolování průběžně zasahujte

Mějte proces zaškolování pod kontrolou. I sebelepší pracovník dělá některé úkony samočinně a stejně tak je může prezentovat novému kolegovi. Je proto nutné vybrat takového člověka, který bude schopen vše vysvětlit a v případě nutnosti několikrát ochotně zopakovat. Není totiž výjimkou, že se pak při problémech noví zaměstnanci vymlouvají na to, že jim kolega řekl, aby to dělali tak a tak, nebo že o něčem vůbec neslyšeli.

6. Žádný učený z nebe nespadl

Za kvalitu spolupráce nese při zaškolování větší odpovědnost zaměstnavatel než zaměstnanec. Nový kolega bude dělat chyby, kterým se snad ani nelze vyhnout. Počítejte s tím a kromě jejich nápravy se zaměřte také na rozbor chybovosti. Položte si tři důležité otázky: Proč k chybám došlo? Zná nový kolega předepsaný pracovní postup? Má k dispozici všechny pracovní prostředky?

7. Zavádění nových postupů

Při chybování nemusí nutně jít o nešikovnost. Někdy je na vině i dobrý úmysl a snaha se ukázat své schopnosti. Prostor pro kreativitu nového kolegy držte na uzdě. Na začátku ověřujte především schopnost zařadit se do týmu, schopnost samostatně, spolehlivě a zodpovědně plnit zadané úkoly. Určitě je důležité s novým člověkem co nejvíce hovořit o tom co a jak dělá, jak se dívá na úkoly, tým a nové pracoviště. Každý nápad se cení, ale prvních pár týdnů trvejte na tom, aby se pracovník držel zavedených postupů. Teprve když uvidíte, že má dobré výsledky, tak mu dejte prostor k vlastní seberealizaci.

8. Pozor na byrokracii

První den v novém zaměstnání by neměl sklouznout jen k papírování. Stačí vyplnit a podepsat jen to nejdůležitější. Tedy pracovní smlouvu, formuláře týkající se daní nebo zdravotního a sociálního pojištění. Prioritou je samozřejmě i školení o bezpečnosti práce. Interní dotazníky a další mohou počkat. Naopak je dobré se zaměřit na plánování školení a kurzů.

9. Co na to paragrafy

Zaškolování jako takové zákon nijak neupravuje a je tedy čistě na vás, jak k němu přistoupíte. V každém případě vám ho ale ukládá. A to zvlášť u některých profesí, například řidičů či práce u lisu, kdy je školení zcela nezbytné.