Rozhovor s Michalem Muchou

Dnes jsme se rozhodli vám přinést rozhovor s člověkem, který zasvětil svůj byznys tomu, aby pomohl svým klientům získat přehled o dění v jejich firmě. Rozhovor s Michalem Muchou o jeho firmě Mongu.

Jaký je Váš životní příběh? Jak jste se vůbec k podnikání dostal?

Podnikat jsem začal už během studií na vysoké škole, kdy jsem si naprogramoval internetový obchod a začal jsem jej provozovat. Po ukončení studia v roce 2005 přišla nabídka na spolupráci při implementaci informačních systémů a to byl okamžik, kdy jsem poprvé u zákazníků zaváděl čárové kódy a správu dokumentů v jejich informačním systému. Těmito oblastmi se naše firma zabývá do dnes.

S čím vším můžete svým klientům pomoci? Co vaše společnost dělá?

Pomáháme firmám zefektivnit práci s dokumenty a sledovat dění ve výrobě pomocí čárových kódů. Tím zrychlujeme některé firemní procesy a šetříme firmám náklady.

Zavádíme ve firmách systém pro správu dokumentů, ve kterém jsou dokumenty bezpečně uložené, nehrozí jejich poškození a snadno lze dokumenty předávat mezi odpovědnými osobami (například pro účely schvalování). V systému firmy nejčastěji evidují přijaté faktury, smlouvy, výkazy práce, předávací protokoly a další.

Ve výrobních firmách pomocí čárových kódů sledujeme dění ve výrobě a informace z výroby online ukládáme do informačního systému. Vedení firmy tak má stále aktuální informace o tom, co se ve výrobě děje a v jakém stavu se nachází jednotlivé zakázky.

Kdo vlastně může být vaším klientem?

Co se týká správy dokumentů, může být naším klientem téměř jakákoli firma, která tráví hodně času manipulací a vyhledáváním dokumentů a chtěla by tento čas minimalizovat. Většinou jsou to firmy o deseti a více zaměstnancích, které řeší schvalování přijatých faktur, archivaci smluv, výrobní dokumentaci a podobně.

Čárové kódy využijí výrobní firmy, které evidují výrobu v informačním systému a ručně přepisují informace o odvedených operacích z papíru do informačního systému. Zavedením čárových kódů pro sledování výroby získají v informačním systému online přehled o tom, co se ve výrobě děje.

Proč bychom měli své dokumenty elektronicky evidovat?

Důvodů je hned několik. V elektronických dokumentech se snadno vyhledává, můžou být dostupné odkudkoli i když zrovna nejsme ve firmě. K jednomu dokumentu může přistupovat více pracovníků současně. Díky zálohování úložiště s dokumenty jsou dokumenty v bezpečí před požárem nebo jinou živelnou pohromou. Elektronické dokumenty nezabírají místo v kanceláři. :-)

Pokud se rozhodu ve své firmě implementovat systém správy dokumentů, co to pro mne vlastně představuje?

Nejdřív provedeme analýzu, kdy se domluvíme na tom, jaké typy dokumentů budete chtít evidovat v elektronické podobě, co všechno s nimi budete chtít dělat (sledování verzí, schvalování, …) a kdo k nim bude mít přístup. Potom nainstalujeme software, který toto všechno zajistí, nakonfigurujeme ho a vyškolíme zaměstnance, kteří se systémem pro správu dokumentů budou pracovat. Potom přichází na řadu nejpracnější část implementace a to převod papírových dokumentů do elektronické podoby a jejich zařazení do systému.

Co když mám méně technicky zdatné pracovníky? Nebude to v takové případu spíše kontraproduktivní řešení?

Celý systém je velice intuitivní a má příjemné uživatelské prostředí. K aplikaci se přistupuje přes webový prohlížeč a nevyžaduje žádné speciální znalosti. Pokud člověk umí základní ovládání počítače, snadno se naučí pracovat i s aplikací pro správu dokumentů.

Jakou garanci kvality odvedené práce můžete klientům nabídnout?

Připravujeme web, na kterém si zákazníci budou moci práci se systémem pro správu dokumentů vyzkoušet a seznámit se s ním. Ke každému zákazníkovi přistupujeme individuálně, a pokud se mu práce se systémem nezdá dostatečně efektivní, navrhneme změny v aplikaci nebo v samotném procesu manipulace s dokumenty tak, abychom dosáhli zvýšení efektivity.

Jaké jsou vaše plány do budoucna?

Vzhledem k tomu, že za 10 let působení na trhu jsme získali také hodně zkušeností z implementací informačních systémů, domlouváme nyní spolupráci s výrobcem informačního systému QI, abychom našim zákazníkům mohli nabídnout i kompletní systém pro řízení jejich firem.

Děkujeme za rozhovor, který nám poskytnul Mgr. Michal Mucha, jednatel a majitel Mongu, s.r.o. (www.mongu.cz)